Beter Aanbesteden: hoe kunt u het beste omgaan met tenderkostenvergoedingen?

22 oktober 2018Aanbestedingen

Wanneer moet u een tenderkostenvergoeding bieden? En: hoe kunt u hoge tenderkosten en daarmee een eventuele vergoeding vermijden? Op 15 oktober heeft staatssecretaris Keijzer de handreiking tenderkostenvergoeding aan de Kamer aangeboden, waarin wordt ingegaan op deze vraagstukken. De handreiking is een uitvloeisel van het traject Beter Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat. Ook behandelt de staatssecretaris in een Kamerbrief twee andere moties in het kader van Beter Aanbesteden en de aanstelling van de nieuwe aanjager van het traject.

Wanneer tenderkostenvergoeding?

In de handreiking wordt aangegeven dat proportionele offertekosten deel uitmaken van het ondernemersrisico bij deelname aan aanbestedingen, en daarom over het algemeen niet vergoed hoeven te worden. Alleen in het geval er bij een aanbesteding inzet van de ondernemer wordt gevraagd die niet in verhouding staat tot de omvang van de opdracht en de kans om deze te winnen, is het redelijk om een tenderkostenvergoeding aan te bieden.

Ook uit artikel 1.10 van de Aanbestedingswet 2012 blijkt dat een aanbestedende dienst bij de voorbereiding van een aanbesteding acht moet slaan op een vergoeding voor hoge kosten van een inschrijving. Voorschrift 3.8 van de Gids Proportionaliteit bepaalt dat een tenderkostenvergoeding in elk geval aan de orde is wanneer een gedeelte van de te plaatsen opdracht reeds in de aanbestedingsfase moet worden uitgevoerd.

De handreiking benadrukt dat aanbestedende diensten in hun inkoopbeleid aandacht dienen te besteden aan de tenderkostenvergoeding en daarvoor minimaal een proces of afwegingskader moeten opstellen. De tenderkostenvergoeding zou bij iedere aanbesteding een aandachtspunt moeten vormen, zodat hier bewust en tijdig een keuze in wordt gemaakt. De handreiking geeft de volgende uitgangspunten mee:

  • Geen vergoeding bij laagste prijs
  • Geen vergoeding bij reguliere aanbesteding
  • Geen volledige vergoeding van gemaakte kosten
  • Alleen vergoeding voor geldige inschrijving
  • Ook vergoeding bij mislukte aanbesteding

Tenderkosten beperken

Uit de handreiking volgen enkele maatregelen die de tenderkosten voor zowel de aanbestedende dienst als de inschrijvende partij beperken, zodat een vergoeding eventueel voorkomen kan worden.

Deze maatregelen zijn:

  • De procedure: hiermee kan invloed uitgeoefend worden op het aantal gegadigden en de looptijd van de aanbesteding.
  • De contractvorm/-voorwaarden: deze zijn bepalend voor de verdeling van verantwoordelijkheden en daarmee voor de te verrichten inspanning door inschrijvers.
  • Standaardisatie van uitvragen, contracten en inschrijfbescheiden: dit scheelt tijd en geld.
  • De (sub)gunningscriteria: durven kiezen voor de laagste prijs enerzijds, of anderzijds bij beste prijskwaliteitverhouding zorgvuldig afwegen wat de gewenste mate van inspanning van inschrijvers is. Er moet niet meer inspanning gevraagd worden dan noodzakelijk is.
  • Wachtkamerbepaling: hiermee wordt een aantal inschrijvers “in de wachtkamer” gezet, totdat de aanbesteding met de gegunde partij definitief is. Daardoor worden kosten van een nieuwe aanbestedingsprocedure voorkomen, mocht de gegunde partij wegvallen.

Hoogte tenderkostenvergoeding

De hoogte van een eventuele tenderkostenvergoeding is situatie- en branche specifiek. De belangrijkste pijlers bij het bepalen van de hoogte van de vergoeding zijn:

  • De waarde van de opdracht ten opzichte van de voor inschrijving benodigde inspanning.
  • De mate waarin een bovengemiddelde inspanning van de inschrijver gevraagd is.

De handreiking geeft voorbeelden van branchespecifieke kaders en beveelt aanbestedende diensten en branches aan hier gezamenlijk kaders voor te ontwikkelen.

Bij aanbestedingen die relatief veel kosten en/of inspanning met zich meebrengen valt te denken aan:

• Aanbestedingen voor grote/complexe projecten, zoals infrastructurele werken;
• Architectendiensten;
• Mediacampagnes (met bijvoorbeeld uitwerking casuïstiek en/of deelcampagne);
• ICT-projecten waarbij sprake is van uitwerking van ontwerpen of demo’s;
• Het maken van samples, maquettes of proefopstellingen;
• Uitgebreide casuïstiek, waaronder het opstellen van plannen, ook met het oog op het realiseren van allerlei maatschappelijke doeleinden.

Andere moties: aantal tenderkostenvergoedingen en intrekking aanbesteding

In de brief geeft staatssecretaris Keijzer tevens invulling aan de motie Bruins c.s. door aan te geven dat zij begin volgend jaar steekproeven wil laten verrichten om inzichtelijk te maken hoe vaak tenderkostenvergoedingen in de praktijk worden verstrekt.

Verder behandelt de staatssecretaris de motie Van den Berg/Wörsdörfer betreffende kaders voor vergoedingen in geval van een (laattijdige) intrekking van een aanbesteding. In deze motie werd verzocht of deze in de handreiking of de Gids Proportionaliteit geplaatst konden worden. De staatssecretaris wil voorkomen dat aanbestedende diensten bedingen opnemen die een dergelijke vergoeding uitsluiten. Daarom zal zij de adviesgroep Gids Proportionaliteit vragen advies uit te brengen over het verbieden van dergelijke bedingen in de Gids.

Nieuwe aanjager bekend

Als laatste wordt de nieuwe aanjager van het traject Beter Aanbesteden in de Kamerbrief aangekondigd. Dit wordt de heer Karsten Klein. Hij was tot medio dit jaar wethouder Economische Zaken in Den Haag.

Bron:

Kamerbrief over handreiking tenderkostenvergoeding, Rijksoverheid

Door:

Sharon Smedes en Marieke Merkus, Europa decentraal

Meer informatie:

Aanbestedingen, Europa decentraal
Voortgang actieagenda beter aanbesteden, nieuwsbericht Europa decentraal
Moties omtrent aanbesteden ingediend in Tweede Kamer, nieuwsbericht Europa decentraal

X