Zoeken

ALTIJD OP DE HOOGTE?

Welke ontwikkelingen in de EU zijn van belang voor gemeenten, provincies en waterschappen? En wat betekent dat voor de dagelijkse praktijk?

De praktische toepassing van het Beter Aanbesteden-evaluatieformulier

30 september 2019Aanbestedingen

De actieagenda van het traject Beter Aanbesteden is afgerond. Staatssecretaris Mona Keijzer van EZK wijst onder meer op het succes van de pilot die is uitgevoerd om de evaluatie van aanbestedingen op eenvoudige wijze mogelijk te maken. De praktische toepassing van een evaluatieformulier kan een groot verschil maken in de communicatie tussen markt en overheid.

Succesvolle pilot

Het samenwerkingsverband van de drie Friese gemeenten Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland (OWO-gemeenten) heeft een proef gedraaid waarbij inschrijvers werden gevraagd om een evaluatieformulier in te vullen na afloop van de aanbestedingsprocedure. De resultaten van de pilot hebben geleid tot de realisatie van de definitieve versie van het evaluatieformulier, dat gereed is voor landelijk gebruik. De uitkomsten van de pilot kunnen voor alle (decentrale) overheden nuttig zijn, zo blijkt uit de bijlage bij de Kamerbrief van Staatssecretaris Keijzer.

Evaluatieformulier verkleint de afstand tussen aanbestedende diensten en de markt

In dit artikel worden drie vragen uit het evaluatieformulier en de antwoorden van ondernemers die tijdens de pilot werden ontvangen uitgelicht om het praktische effect van het formulier te illustreren.

Is de doelstelling van de aanbesteding voldoende tot uitdrukking gekomen in de wijze van specificeren?

Deze vraag probeert te achterhalen hoe ondernemers aankijken tegen de manier waarop de opdracht beschreven is. Gebleken is dat de uiteenzetting van een opdracht in sommige situaties niet specifiek genoeg is, of juist té specifiek is. Inschrijvende partijen gaven aan dat aanbestedingen inhoudelijk vaak als positief worden ervaren. Maar, wat het specificeren betreft, kunnen de omschrijving van de opdracht en de voorwaarden die daaraan verbonden zijn, functioneler in plaats van technischer. Een functionele omschrijving is een omschrijving die in grote lijnen uitzet wat het eindproduct moet worden waar de aanbestedende dienst naar op zoek is. Het beperken van het stellen van technische eisen kan ruimte bieden voor innovatieve ideeën van inschrijvers. Mona Keijzer geeft hierbij als voorbeeld aan dat er naar ‘veiligheid in het stadscentrum’ gevraagd zou kunnen worden in plaats van naar ‘beveiligingscamera’s’ om inschrijvers de mogelijkheid te bieden om creatieve oplossingen aan te dragen.

Zijn de door u gestelde vragen vooraf of tijdens de aanbestedingsprocedure tijdig en voldoende beantwoord?

Tijdens aanbestedingsprocedures kunnen (decentrale) overheden vragen krijgen van de markt over de opdracht die uit is gezet en de procedure. Er bestaan nog steeds veel vragen en misverstanden over communicatie tussen de markt en overheid. Veel aanbestedende diensten schuwen contact met de markt uit angst dat dit een voordeel creëert voor één potentiële inschrijver. Decentrale overheden zouden meer gebruik kunnen maken van een transparante marktconsultatie, zowel ter oriëntatie als om te toetsen of een bepaalde uitvraag redelijk is. In het kader van gelijkheid en transparantie worden nota’s van inlichtingen georganiseerd waarin ondernemers vragen kunnen stellen aan de aanbestedende dienst. Uit de uitkomsten van de pilot blijkt dat het door ondernemers als onprettig wordt ervaren als de hoeveelheid nota’s van inlichtingen van tevoren vastligt.

Biedt het bestek voldoende ruimte om met een innovatieve, duurzame of sociale oplossing te komen?

Decentrale overheden staan voor grote uitdagingen, waaronder de beoogde energietransitie en verduurzaming. Het aanbestedingsdomein biedt veel kansen om aan deze doelen bij te dragen. Deze vraag uit het evaluatieformulier biedt ondernemers een kans om te laten blijken in hoeverre zij open staan voor een meer innovatieve wijze van aanbesteden en hoe zij duurzaam en sociaal te werk willen gaan. Daarmee krijgen (decentrale) overheden direct feedback op een bestek; dit vergroot vervolgens hun zicht op waar de markt waarde aan hecht en waar deze toe bereid is bij het uitvoeren van een opdracht.

Reactie OWO-gemeenten

Mariska Fuller-Huizing is werkzaam als inkoopadviseur bij het samenwerkingsverband van de OWO-gemeenten. Na afloop van de pilotperiode is het samenwerkingsverband doorgegaan met het gebruik van het hun eigen aangepaste versie van het evaluatieformulier en inmiddels wordt het landelijke evaluatieformulier toegepast. Volgens Fuller-Huizing zijn de veelal positieve reacties die nu worden ontvangen op het formulier vergelijkbaar met de reacties die tijdens de pilot werden ontvangen. ‘We laten het landelijke formulier nu opnemen bij alle aanbestedingen vanaf de meervoudig onderhandse procedure’, aldus Fuller-Huizing.

Op de vraag of aanbestedingsprocedures zijn aangepast of onder de loep zijn genomen, naar aanleiding van reacties op het formulier gaf Fuller-Huizing aan te proberen steeds meer de omslag te maken van gunning op laagste prijs naar de beste prijs-kwaliteitverhouding, en ook de meervoudige onderhandse aanbestedingen op TenderNed te zetten. In aanvulling op Fuller-Huizing geeft Rob Jonkman, wethouder bij de gemeente Opsterland, aan dat het ontvangen van feedback een zeer positieve zaak is. ‘Elke reactie op het proces verbetert de communicatie al.’

Bereik vergroten is belangrijk

Uit de reacties die de OWO-gemeenten hebben ontvangen, maakt Fuller-Huizing op dat het evaluatieformulier als positief wordt ervaren. Mede daarom geeft ze aan dat, om het gebruik van het formulier te stimuleren, het belangrijk is om over het formulier te blijven communiceren. ‘Mogelijk kunnen de inkoopadviseurs van gemeenten individueel benaderd worden. Daarnaast lijkt het ons handig om de wethouders van de gemeenten met inkoop en aanbesteding in de portefeuille te informeren.’

Een terugkerend thema tijdens het traject Beter Aanbesteden is het op meerdere niveaus creëren van bewustzijn en begrip met betrekking tot aanbestedingen. Dit betekent dat ook wethouders beter op de hoogte moeten worden gebracht van wat er komt kijken bij aanbestedingen. Het informeren van wethouders met aanbestedingen in hun portefeuille, zoals Fuller-Huizing aanbeveelt, zou daarbij een goede stap kunnen zijn. Ook hierom is evaluatie belangrijk. Beleidsmakers moeten weten welke onderdelen van processen aangepast moeten worden. Daarin speelt een evaluatie door betrokken ondernemers een grote rol. Jonkman sluit zich daarbij aan. ‘Door decentrale overheden te verplichten om het formulier aan te bieden aan alle inschrijvers bij elke aanbesteding wordt er altijd een feedbackmoment gecreëerd. Voor ondernemers is het dan een keuze om het formulier wel of niet in te vullen’, aldus Jonkman.

Door:

Marieke Merkus en Bram Schreuder, Kenniscentrum Europa decentraal

Meer informatie:

Aanbesteden, Europa decentraal
Traject Beter Aanbesteden krijgt vervolg na afsluiting actieagenda, nieuwsbericht Europa decentraal
Actieagenda Beter Aanbesteden, Rijksoverheid
Kamerbrief over afronding actieagenda Beter Aanbesteden en vervolg, staatssecretaris Mona Keijzer (EZK)

X