E-aanbesteden: Nederland is goed op weg

Het aantal digitale aanbestedingen in Nederland is sinds 2013 flink gestegen. Dit blijkt uit onderzoek van de Erasmus Universiteit in opdracht van het ministerie van Economische Zaken. Wat is e-aanbesteden en waarom moeten overheden zich aan de regels omtrent e-aanbesteden houden?

Wat is e-aanbesteden?

E-aanbesteden houdt in dat de gehele aanbestedingsprocedure elektronisch verloopt. Op papieren dossiers gebaseerde procedures worden vervangen door op ICT-technologie gebaseerde communicatie verwerkingsprocessen. Het gaat om het elektronisch doorlopen van de verschillende fases van een aanbestedingsprocedure. Denk hierbij aan bekendmaking van de aankondiging, de verstrekking van aanbestedingsdocumenten, het indienen van inschrijvingen, beoordeling, gunning, bestelling, facturering en betaling.

Het elektronisch regelen van deze aanbestedingsprocessen biedt veel voordelen voor decentrale overheden. Er ligt bijvoorbeeld een grotere toegankelijkheid van opdrachten voor ondernemers. En daarnaast kunnen procedures efficiënter en meer transparant worden doorlopen.

Conclusies uit het rapport

Het onderzoek is gericht op regionale overheden in Frankrijk, Nederland, Spanje, Slowakije en Roemenië. De hoofdvraag van het onderzoek luidt als volgt: ‘Wat zijn de succes- en faalfactoren die ervoor zorgen dat regionale overheidsorganisaties op e-aanbesteden overgaan?’. Uit het onderzoek blijkt dat voornamelijk wettelijke verplichtingen ervoor zorgen dat organisaties e-aanbesteden goed organiseren. Daarnaast blijkt ook de actieve steun van leidinggevenden van belang. Het is belangrijk dat er binnen de organisatie van een aanbestedende dienst voldoende steun wordt gegeven om de introductie van e-aanbesteden te stimuleren.

Nieuwe richtlijn 2014/24

Wettelijk wordt e-aanbesteden binnenkort verplicht. De nieuwe Aanbestedingsrichtlijn 2014/24 verplicht aanbestedende diensten namelijk tot het volledig elektronisch doorlopen van een aanbestedingsprocedure voor opdrachten boven de Europese drempelwaarden. Deze verplichting zal volgens het rapport de meeste krachtige stimulans worden om e-aanbesteden te bevorderen in Nederland. De richtlijn moet per medio april 2016 in Nederland geïmplementeerd zijn in nationale wetgeving. In Nederland zal dit gebeuren via aanpassing van de Aanbestedingswet.

Verplichtingen e-aanbesteden in Nederland

De overgang naar volledig elektronisch aanbesteden kan, op grond van art. 90 van richtlijn 2014/24, worden uitgesteld tot 18 april 2018. In het wetsvoorstel tot wijziging van de Aanbestedingswet is opgenomen dat de verplichting tot e-aanbesteden wordt uitgesteld tot 1 juli 2017. Voor aankoopcentrales geldt die verplichting per 18 april 2017, omdat de richtlijnen langer uitstel voor aankoopcentrales niet toestaan.

E-factureren

Naast e-aanbesteden houdt de Europese Commissie zich ook actief bezig met e-factureren. E-factureren is het elektronisch verzenden, ontvangen en verwerken van facturen, ter vervanging van papiermatig factureren. Het is een stap in de richting van het volledig digitaliseren van de aanbestedingsprocedures. E-factureren kan bijdragen aan de digitalisering van andere fases in een aanbestedingsprocedure zoals e-archiveren. Op 16 april 2014 hebben het Europees Parlement en de Raad overeenstemming bereikt over de richtlijn elektronische facturering bij aanbestedingen. Op 20 mei 2014 is de richtlijn in werking getreden.

Door:

Merit van Veen en Rosanne Witteveen, Europa decentraal

Bron:

Onderzoek, Lipse

Meer informatie:

E-aanbesteden, Europa decentraal
E-factureren, Europa decentraal
E-aanbesteden, PIANOo
Samenvatting rapport, Tenderned
Voorstel van wet, Tweede kamer