Handreiking gepubliceerd over vernietiging van digitale overheidsinformatie

15 februari 2021Informatiemaatschappij

Het vernietigen van digitale overheidsinformatie gebeurt in de praktijk te weinig. Om overheden te ondersteunen en bewuster te maken van deze verplichting heeft het Nationaal Archief een handreiking gepubliceerd met praktische handvatten.

Handreiking

De handreiking richt zich op het belang van het vernietigen van digitale overheidsinformatie en hoe dit in de praktijk moet worden aangepakt. Dit wordt uiteengezet door middel van een stappenplan. Aan de hand van het stappenplan kan er een risicoanalyse worden gemaakt waarmee onder meer de reikwijdte, het object en de wijze van vernietiging worden bepaald. Hiermee kunnen decentrale overheden afwegen welke informatie van belang is en welke stappen relevant zijn voor de organisatie.

Digitale overheidsinformatie

De term digitale overheidsinformatie slaat op alle digitale, opgeslagen informatie die door de overheid is ontvangen of gemaakt bij het realiseren van haar taken. Vernietiging van deze overheidsinformatie gebeurt nog te weinig. Hier zijn diverse oorzaken voor aan te wijzen, bijvoorbeeld doordat het digitaal informatiebeheer niet op orde is of door de afwezigheid van een vernietigingsfunctie in de informatiesystemen. De handreiking geeft niet aan wat er precies vernietigd moet worden, omdat deze keuze voorbehouden is aan de organisatie. Desalniettemin creëert de handreiking bewustwording over de wettelijke taak waar alle overheidsorganisaties aan moeten voldoen.

Belang van digitaal vernietigen

Vernietigen van overheidsinformatie is één van de verplichtingen die volgen uit de AVG. Decentrale overheden verwerken veel persoonlijke gegevens van burgers. Dit brengt risico’s met zich mee. Om de persoonlijke levenssfeer van burgers te beschermen is het nodig dat wordt voldaan aan deze regelgeving. Persoonsgegevens die niet meer worden gebruikt voor het doel waarvoor ze oorspronkelijk zijn verzameld en gebruikt, moeten dus worden vernietigd. Als er niet aan de regelgeving van de AVG wordt voldaan kan dit een boete opleveren. Dit moet voorkomen dat er onrechtmatig gebruik wordt gemaakt van persoonsgegevens.

Er zijn echter wel uitzonderingen op deze verplichting, zoals wanneer deze persoonsgegevens op grond van artikel 5 lid 1 sub b en artikel 89 lid 1 AVG worden gebruikt voor statistische of wetenschappelijke doelen. Het vernietigen van informatie brengt bovendien een aantal voordelen voor de decentrale overheden met zich mee. De druk op het informatiehuishouden neemt zo namelijk af, waardoor het makkelijker is om de juiste informatie te vinden en tijd te besparen.

Bron

Handreiking Digitaal vernietigen, Nationaal Archief

Door

Tugba Kaya en Evelien van Buuren, Kenniscentrum Europa decentraal

Meer informatie

Informatiemaatschappij, Kenniscentrum Europa decentraal
Privacy: Algemene Verordening Gegevensbescherming, Kenniscentrum Europa decentraal
Hergebruik overheidsinformatie, Kenniscentrum Europa decentraal