Noord-Brabant doet onderzoek naar gebruik berichtenbox door Brabantse gemeenten

28 oktober 2013Dienstenrichtlijn

De Europese Dienstenrichtlijn bevat de verplichting voor overheden om langs één digitaal loket te kunnen communiceren met bedrijven. In Nederland heeft deze verplichting vorm gekregen via de berichtenbox voor bedrijven. De provincie Noord-Brabant heeft nu middels onderzoek laten nagaan wat de stand van zaken is betreffende het huidig gebruik van de berichtenbox voor bedrijven onder de Brabantse gemeenten.

Het onderzoek

Het onderzoek is uitgevoerd door PBLQ HEC, in de periode mei tot en met augustus 2013. Het onderzoek heeft zich gericht op alle gemeenten in de provincie Noord-Brabant. Kern van het onderzoek was een ‘mysterymail’ met een informatieverzoek over vergunningen die via de berichtenbox aan alle gemeenten via de berichtenbox is verzonden, plus daaropvolgend vijftien telefonische en vijf face-to-face interviews met gemeenten.

Gericht op gemeenten

Het onderzoek was toegespitst op het gebruik van de berichtenbox bij gemeenten, niet op het gebruik bij bedrijven. Er is hierbij gekeken naar de huidige functionaliteit en er is geen rekening gehouden met geplande toekomstige functionaliteit.

De uitkomsten

De belangrijkste uitkomsten van het onderzoek, dat de naam ‘Onbekend maakt onbemind’ heeft gekregen, luiden als volgt:

– Het gebruik van de berichtenbox is (zeer) beperkt. Ongeveer de helft (46%) van de gemeenten heeft een reactie gegeven op het verzoek dat werd gedaan via de berichtenbox. Ongeveer een derde (31%) heeft een adequaat antwoord gegeven;
– Gemeenten geven aan zelden of nooit een bericht van een bedrijf te ontvangen. Om die reden is de aandacht voor het gebruik van de berichtenbox beperkt, en zakken procedures weg die horen bij regulier gebruik;
– De organisatorische borging van de berichtenbox binnen gemeenten varieert. Slechts in een kwart van de gevallen is er specifiek aandacht besteed aan interne implementatie van de berichtenbox;
– Gemeenten ervaren de functionaliteit van de berichtenbox als suboptimaal;
– Gemeenten geven aan de berichtenbox voor bedrijven als het zoveelste digitale loket te ervaren. Er zijn reeds diverse andere landelijke digitale loketten, zodat het lastig wordt de samenhang nog te zien. Daarnaast is er ook nog eens een andere berichtenbox: de berichtenbox voor burgers;
– Gemeenten geven aan de berichtenbox voor bedrijven in zekere zin als een ‘concurrent’ te zien voor bestaande wijze van contact tussen bedrijven en gemeenten. Gemeenten hebben hun eigen, gemeentelijke portalen, waarlangs bedrijven contact kunnen zoeken met de gemeente. Bovendien geven de meeste gemeenten aan fysiek en telefonisch contact te prefereren boven digitaal contact;
– Gemeenten staan in het algemeen positief ten opzichte van hergebruik van de berichtenbox voor bedrijven ten behoeve van een berichtenbox voor interbestuurlijk verkeer. Wel moet daarbij met de huidige manco’s in gebruik en functionaliteit rekening worden gehouden.

Voordelen berichtenbox

Naast het onderzoek is er in opdracht van het ministerie van Economische Zaken, door bureau Ecorys, een businesscase gemaakt over de voordelen die het gebruik van de berichtenbox met zich mee kan brengen voor bedrijven en overheden. Hieruit blijkt dat het gebruik van de berichtenbox de komende 15 jaar een netto besparing op kan leveren van € 469 miljoen euro.

Kort gezegd zijn de voordelen van de Berichtenbox een digitale beveiligde vastlegging van documentatie, en een vereenvoudiging van procedures voor bedrijven en overheden.

Door:

Karin van den Brand, Europa decentraal

Bron:

Onderzoeksrapport PBLQ HEC ‘Onbekend maakt onbemind: gebruik van de Berichtenbox voor bedrijven door gemeenten in de provincie Noord-Brabant’,  22 augustus 2013
Business case berichtenbox voor bedrijven, opdrachtgever Agentschap NL/ministerie van Economische Zaken, door: Ecorys, van Zutphen economisch advies, 10 juli 2013

Meer informatie:

Berichtenbox voor bedrijven, Provincie Noord-Braband
Berichtenbox, Dienstenrichtlijn, Europa decentraal