Stappen
Artikel 2.27 Aanbestedingswet 2012 omschrijft de stappen die een aanbestedende dienst dient te doorlopen bij een niet-openbare procedure:
- De aanbestedende dienst begint met een aankondiging van de overheidsopdracht en toetst of een gegadigde valt onder een gestelde uitsluitingsgrond (sub a en b). Vanaf de verzenddatum van de aankondiging van opdracht geldt er een minimumtermijn van dertig dagen voor ontvangst van de verzoeken tot deelname (artikel 28 lid 1).;
- Daarna wordt getoetst of een gegadigde voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen (sub c). De aanbestedende dienst controleert dan of de niet-uitgesloten of niet-afgewezen gegadigden voldoen aan de gestelde selectiecriteria (sub d);
- De aanbestedende dienst selecteert vervolgens de gegadigden die worden uitgenodigd voor het doen van een inschrijving (sub e). De aanbestedende dienst controleert dan of de geldige inschrijvingen voldoen aan alle gestelde technische specificaties, eisen en normen (sub f);
- Vervolgens kan de aanbestedende dienst een beoordeling maken, de opdrachtverlening aan de winnaar van de aanbesteding communiceren en de gunningsbeslissing mededelen (sub h en i). Dan rest slechts het sluiten van de overeenkomst en een aankondiging van de gegunde opdracht (sub j en f).
Indiening van de inschrijving bij niet-openbare procedure
De aanbestedende dienst nodigt bij deze niet-openbare procedure minimaal vijf gegadigden uit om een inschrijving in te dienen (artikel 28 lid 2 en 65 lid 2 Richtlijn 2014/24). Vanaf de dag van verzending van de uitnodiging voor inschrijving geldt er een ontvangsttermijn voor de inschrijvingen van minimaal dertig dagen (artikel 28 lid 2). Wanneer er een vooraankondiging is gepubliceerd die niet als oproep tot mededinging geldt, dan kan de minimumtermijn voor ontvangst van inschrijvingen onder voorwaarden tot tien dagen worden verkort (artikel 28 lid 3).
Termijn voor ontvangst zelf bepalen
Lidstaten kunnen ervoor kiezen dat bepaalde niet-centrale aanbestedende diensten de termijn voor ontvangst van de inschrijvingen in onderlinge overeenstemming met de geselecteerde gegadigden kunnen bepalen (artikel 28 lid 4 Richtlijn 2014/24 en artikel 2.74a lid 1 Aanbestedingswet 2012). Als voorwaarde geldt dat alle gegadigden evenveel tijd krijgen om hun inschrijving voor te bereiden en in te dienen. Is er geen overeenstemming over de termijn voor ontvangst van inschrijvingen, dan bedraagt deze termijn -anders dan de richtlijn vermeldt- tenminste veertig dagen vanaf de verzenddatum van de uitnodiging tot inschrijving. Dit blijkt uit artikel 2.74a lid 2 Aanbestedingswet 2012. Voor een praktische toepassing in de minimumtermijnen bij de niet-openbare aanbestedingsprocedure kunt u ook onze praktijkvraag raadplegen.