Aankondigen en bekendmaken

Wanneer de waarde van een overheidsopdracht boven de Europese drempelbedragen uit komt, moet de aanbestedende dienst behoudens uitzonderingen de voorgenomen opdracht en de gunning ervan aankondigen. Deze opdrachten moeten via een transparante procedure worden aanbesteed, waarvoor bepaalde eisen gelden. Het doel van een aankondiging vooraf is om duidelijk te maken aan de markt dat de aanbestedende dienst voornemens is om een opdracht te gunnen en om marktpartijen uit te nodigen om mee te doen aan de procedure. Het doel van de aankondiging na afloop van de aanbesteding, is om kenbaar te maken of en zo ja aan welke onderneming de opdracht is gegund. Dit is mede van belang in het kader van de rechtsbescherming. Op deze pagina leest u meer over de verschillende manieren van aankondiging en bekendmaken, evenals over de plaatsing en motivering hiervan.

Verschillende manieren van aankondigen

Een decentrale overheid kan een opdracht die boven de Europese drempelwaarden uit komt, op verschillende momenten aankondigen:

  1. Vooraankondiging;
  2. Aankondiging van een opdracht of prijsvraag;
  3. Aankondiging van gegunde opdrachten of uitslagen van prijsvragen;
  4. Aankondiging in geval van vrijwillige transparantie.

Dit volgt uit hoofdstuk III, afdeling 2 Richtlijn 2014/24, artikel 2.58 Aanbestedingswet 2012 en Rechtsbeschermingsrichtlijn 2007/66). Afhankelijk van de situatie is één of zijn meerdere aankondigingen op verschillende momenten vereist.

  1. Vooraankondiging (niet verplicht)

Aanbestedende diensten kunnen een kennisgeving van bekendmaking van een vooraankondiging gebruiken om ondernemingen alvast te informeren over opdrachten in de toekomst. Ondernemingen kunnen geen rechten ontlenen aan een dergelijke kennisgeving. Kennisgeven van het voornemen een vooraankondiging is niet verplicht en staat niet expliciet opgenomen in de Europese regelgeving.

Nadat eventueel een kennisgeving van bekendmaking van een vooraankondiging is gedaan, kan de aanbestedende dienst een vooraankondiging bekendmaken (artikel 2.58 Aanbestedingswet 2012). Niet-centrale aanbestedende diensten kunnen bij niet-openbare procedures en mededingingsprocedures, een vooraankondiging gebruiken als oproep tot mededinging (artikel 48 lid 2 Richtlijn 2014/24). Dit is niet verplicht en daarom ook niet opgenomen in de Aanbestedingswet 2012. De informatie die de vooraankondiging moet bevatten is omschreven in bijlage V deel A en B Richtlijn 2014/24.

Voor een procedure voor sociale en andere specifieke diensten, kan een opdracht worden gegund na een vooraankondiging zonder verdere bekendmaking (artikel 75 Richtlijn 2014/24 en artikel 2.38 e.v. Aanbestedingswet 2012).

  1. Aankondiging van een opdracht of prijsvraag (verplicht)

Een overheidsopdracht of -prijsvraag moet aangekondigd worden via het Publicatiebureau. Dit bureau zorgt ervoor dat aankondigingen (gratis) bekend worden gemaakt via de Tender Electronic Daily-databank (TED). 48 uur na verzending aan TED mag de aankondiging ook op TenderNed gepubliceerd worden. Het aankondigen van een opdracht is geregeld in artikelen 49, 51 en 52 Richtlijn 2014/24. Aanbestedende diensten dienen hiervoor gebruik te maken van de standaardformulieren van de Europese Commissie, die u vindt op de website SIMAP. De aankondiging wordt onverkort in één officiële EU-taal gepubliceerd. In de andere talen verschijnt een samenvatting.

Aanbestedende diensten kunnen deze aankondigingen zelf nationaal bekend maken. Dit mag pas gebeuren nadat een Europese bekendmaking is gedaan (artikel 52 Richtlijn 2014/24).

  1. Aankondiging van geplaatste opdrachten of uitslagen van prijsvragen (verplicht)

Uiterlijk dertig dagen na de gunning van een opdracht, moet de aanbestedende dienst een aankondiging van de resultaten van de aanbestedingsprocedure inzenden naar het Publicatiebureau (artikel 50 lid 1 Richtlijn 2014/24).

  1. Aankondiging in geval van vrijwillige transparantie (niet verplicht)

Sinds de inwerkingtreding van de rechtsbeschermingsrichtlijnen bestaat er ook een ‘aankondiging in geval van vrijwillige transparantie’ (artikel 3 bis Rechtsbeschermingsrichtlijn 2007/66). Op SIMAP is het aparte formulier voor deze aankondiging te vinden. Het voordeel hiervan is dat de overeenkomst niet meer vernietigd kan worden als de aankondiging motiveert waarom een voorafgaande bekendmaking niet is verplicht en twintig dagen voor het sluiten van de overeenkomst plaatsvindt.

Standaardformulieren voor aankondigingen

Sinds de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet 2012 zijn bekendmakingen van aankondigingen via TenderNed verplicht. Decentrale overheden moeten voor alle stappen binnen het aanbestedingsproces gebruik maken van de standaardformulieren van de Europese Commissie (artikel 51 lid 1 Richtlijn 2014/24). Deze zijn te vinden bij het Europese informatiesysteem voor overheidsopdrachten, SIMAP. De huidige formulieren zijn sinds 3 december 2015 in de Uitvoeringsverordening EU 1986/2015 vastgesteld. Daarvoor waren ze in de Uitvoeringsverordening EU 842/2011 vastgesteld.

Motiveringsverplichtingen

Aanbestedende diensten zijn verplicht om op zo kort mogelijke termijn alle relevante informatie te verstrekken over de besluiten inzake de gunning van opdrachten (artikel 55 Richtlijn 2014/24 en artikel 2.103 Aanbestedingswet 2012). Ook wanneer een opdracht niet wordt geplaatst, moet dit zo snel mogelijk aangegeven worden. Wanneer een inschrijver verzoekt om de volgende informatie, moet deze zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen vijftien dagen aangeleverd worden aan de betreffende inschrijver:

  • Redenen voor een afwijzing van deelname;
  • Redenen voor afwijzing van een inschrijving;
  • Kenmerken en de relatieve voordelen van de geselecteerde inschrijving;
  • Het verloop en de voorgang van de onderhandelingen en de dialoog met de inschrijvers.

Kunnen aanbestedende diensten afzien van die motivering?

Aanbestedende diensten kunnen afzien van het voorzien van deze informatie (artikel 55 lid 3 Richtlijn 2014/24 en artikel 2.104 en 2.138 Aanbestedingswet 2012), indien de openbaarmaking van de informatie:

  • De rechtshandhaving in de weg zou staan;
  • In strijd zou zijn met het openbaar belang;
  • Schade zou kunnen doen aan de commerciële belangen van ondernemers;
  • Afbreuk zou doen aan eerlijke concurrentie.

De motiveringsverplichtingen zijn met de rechtsbeschermingsrichtlijnen specifiek ten aanzien van de gunningbeslissing aangescherpt.

Integriteit en vertrouwelijkheid bij aankondigen en bekendmaken

Bij de uitwisseling van informatie tussen de betrokkenen in een aanbestedingsprocedure en bij de opslag daarvan, moet de integriteit van de gegevens en een vertrouwelijke behandeling van de inschrijvingen worden gewaarborgd (artikel 22 Richtlijn 2014/24). De aanbestedende dienst mag pas na de uiterste indieningstermijn kennis nemen van de inhoud van de inschrijving (artikel 22 lid 3 Richtlijn 2014/24 en artikel 2.108 Aanbestedingswet 2012).