E-Aanbesteden

De Europese Commissie wil het gebruik van e-aanbesteden (elektronisch aanbesteden) bevorderen. E-aanbesteden is het vervangen ‘papieren’ procedures, voor op ICT-technologie gebaseerde communicatie- en verwerkingsprocessen tijdens een aanbestedingsprocedure. Verschillende fases van een aanbestedingsprocedure (de bekendmaking van de aankondiging, de verstrekking van aanbestedingsdocumenten, het indienen van inschrijvingen, beoordeling, gunning, bestelling, facturering en betaling) moeten dan elektronisch doorlopen worden.

Voordelen e-aanbesteden

E-aanbesteden zorgt voor meer concurrentie en maakt het voor bedrijven gemakkelijker om zich in te schrijven op aanbestedingen. Richtlijn 2014/24 bevat verplichtingen voor aanbestedende overheden met betrekking tot e-aanbesteden. Een voordeel van e-aanbesteden is onder andere een grotere toegankelijkheid van opdrachten voor ondernemers. Ook kunnen procedures efficiënter en transparanter worden doorlopen.

welke opdrachten?

Art. 18 van de herziene Aanbestedingswet 2012 verplicht aanbestedende diensten om Europese aanbestedingen via Tenderned (elektronisch) aan te kondigen. Ook voor nationale aanbestedingen met een voorafgaande aankondiging geldt de verplichting om een opdracht vooraf aan te kondigen op Tenderned.

Aanbestedingsrichtlijn 2004/18 en e-aanbesteden

Onder de voormalige aanbestedingsrichtlijn bestonden al verplichtingen rondom e-aanbesteden. De richtlijn kende onder andere artikelen over de termijn, de keuze voor (elektronische) communicatiemiddelen en de vereisten bij e-aanbesteden.

Nieuwe aanbestedingsrichtlijnen en e-aanbesteden

Onder de nieuwe aanbestedingsrichtlijnen 2014/23, 24 en 25 zijn er verdergaande verplichtingen met betrekking tot e-aanbesteden. Vanaf 1 juli 2017 zijn decentrale overheden verplicht over te gaan op volledige elektronische communicatie in alle fasen van de aanbestedingsprocedure, ook het verzenden van verzoeken om deelneming en de verzending van inschrijvingen via elektronische indiening.

In de periode tussen de inwerkingtreding van de nieuwe aanbestedingsrichtlijnen en 1 juli 2017 is er al een aantal verplichtingen omtrent e-aanbesteden ingevoerd. Meer informatie over e-aanbesteden onder het nieuwe regime, leest u in onze notitie ‘Implementatie Europese aanbestedingsrichtlijnen in het wetsvoorstel Aanbestedingswet (juni 2016).

E-factureren bij aanbestedingen

Naast e-aanbesteden houdt de Commissie zich actief bezig met e-factureren. E-factureren is een stap in de richting van het volledig digitaliseren van de aanbestedingsprocedures en kan bijdragen aan de digitalisering van andere fases in een aanbestedingsprocedure, zoals e-archiveren. Op 16 april 2014 hebben het Europees Parlement en de Raad overeenstemming bereikt over de richtlijn e-factureren, deze is op 20 mei 2014 in werking getreden. Uiterlijk 27 november 2018 moeten decentrale overheden in Nederland volgens de richtlijn al hun facturen voor de uitvoering van overheidsopdrachten elektronisch factureren.

Meer weten over dit onderwerp?

Werkt u voor een decentrale overheid of het Rijk en hebt u een vraag over dit onderwerp? Neem dan contact op met de helpdesk van Europa decentraal:

STEL UW VRAAG

Beleid E-Aanbesteden

E-Aanbesteden

1. Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument

Met de invoering van richtlijnen 2014/23, 2014/24 en 2014/25 introduceert de Europese Commissie een Europees standaardformulier geïntroduceerd: het uniform Europees aanbestedingsdocument (art. 59 richtlijn 2014/24 en art. 2.84 Aanbestedingswet 2012). Dit document vervangt de in Nederland bestaande Eigen Verklaring (EV) (art. 2.84 Aanbestedingswet 2012).

Uitvoeringsverordening

Op 6 januari 2016 heeft de Commissie het standaardformulier voor het uniform Europees aanbestedingsdocument (UEA) in de Uitvoeringsverordening 2016/7 gepubliceerd. Hiermee sluit de Commissie aan op de doelstellingen die voortvloeien uit de nieuwe aanbestedingsrichtlijnen, namelijk het verlichten van de administratieve lasten van aanbestedende diensten en ondernemers. In bijlage II (p. 7 e.v.) van de Uitvoeringsverordening is het standaardformulier voor het UEA opgenomen.

Elektronisch invullen UEA

Voor het UEA heeft de Commissie een tool ontwikkeld, waarmee kopers, inschrijvers en andere partijen het document online in kunnen vullen. Dit formulier kan bij offline aanbestedingen ook worden afgedrukt en vervolgens samen met de overige onderdelen van de inschrijving aan de koper worden gestuurd. Bij e-aanbestedingen kan dit document elektronisch worden geëxporteerd, opgeslagen en ingediend. Een UEA dat in een eerdere openbare aanbestedingsprocedure is verstrekt, kan worden hergebruikt, zolang de daarin vermelde informatie nog steeds correct is.

De Commissie heeft een e-UEA – Veelgestelde Vragen opgesteld, met daarin een toelichting op het gebruik van het document.

2. Mededeling eind-tot-eind e-aanbesteding

Op 26 juni 2013 bracht de Commissie de mededeling Eind-tot-eind e-aanbesteding ter modernisering van het openbaar bestuur uit. Deze mededeling bevat de stand van zaken met betrekking tot de overgang naar “eind-tot-eind e-aanbesteding” (van de elektronische bekendmaking van aankondigingen tot de elektronische betaling) in de EU. De Commissie beschrijft maatregelen die de EU en de lidstaten moeten ondernemen met het oog op de overgang naar eind-tot-eind e-aanbesteding.

3. Strategie e-Aanbesteden

Op 20 april 2012 maakte de Commissie haar strategie voor e-Aanbesteden bekend. Volgens deze strategie moeten aanbestedingen in 2016 volledig digitaal verlopen. Hiervoor noemt de Commissie enkele maatregelen:

  • het bieden van technische en financiële ondersteuning;
  • bestaande goede voorbeelden zoeken en delen;
  • het gebruik en de voordelen van e-Aanbesteden monitoren;
  • een promotiestrategie opzetten om te informeren over kansen, mogelijkheden en voordelen.

4. Groenboek e-Aanbesteden

Op 18 oktober 2010 presenteerde de Commissie het Groenboek elektronisch aanbesteden, waarinde richting van de Commissie met betrekking tot e-aanbesteden wordt aangegeven. De geleidelijke invoering van e-aanbesteden maakt deel uit van de Digitale Agenda.

Obstakels en risico’s

In het Groenboek worden obstakels en risico’s genoemd die het invoeren van e-Aanbesteden kunnen vertragen:

  • terughoudendheid en angst bij aanbestedende diensten;
  • onvoldoende standaardisering;
  • het ontbreken van hulpmiddelen die wederzijdse erkenning van nationale elektronische oplossingen vergemakkelijken;
  • lastige technische vereisten;
  • het omgaan met de variërende snelheid van de overstap naar e-aanbesteden.

Bevordering e-Aanbesteden

In het Groenboek worden verschillende opties genoemd voor een beter gebruik van e-Aanbesteden en om grensoverschrijdende deelname aan aanbestedingsprocedures te bevorderen:

  • het verplichten van e-aanbesteden middels Europese wetgeving;
  • vastleggen dat lidstaten e-aanbesteden in eigen land verplicht kunnen stellen;
  • het neerleggen van de verantwoordelijkheid voor het goede verloop van het aanbestedingsproces bij de organisatie van het e-aanbestedingssysteem.

5. PEPPOL en Open e-PRIOR

Pan European Public Procurement Online (PEPPOL) is een project dat grensoverschrijdend e-aanbesteden mogelijk wil maken en wil verbeteren. Daarbij wordt gebruik gemaakt van Open e-PRIOR, open source software voor e-Aanbesteden, e-Factureren en bestellen. Open e-PRIOR is de schakel tussen PEPPOL en degene die aanbesteedt. De software is hier te downloaden.

6. E-CERTIS

E-CERTIS is een online referentiebron en database met documenten en certificaten die bedrijven nodig hebben om in te mogen schrijven op EU aanbestedingen. Via e-CERTIS kunnen aanbestedende diensten nagaan welke documenten zij van inschrijvers moeten vragen of mogen accepteren. Meer informatie leest u in de brochure over e-CERTIS.

7. TED en Tenderned

Via Tenders Electronic Daily (TED) worden aankondigingen van overheidsopdrachten online gepubliceerd. In Nederland is Tenderned het marktplein voor digitaal aanbesteden. Decentrale overheden kunnen hier hun aanbestedingen en bijbehorende documenten onderbrengen. Deze informatie wordt automatisch naar TED doorgestuurd.

Vanaf 1 januari 2012 gebruiken alle ministeries Tenderned voor aanbestedingsopdrachten. Zodra de aanbestedingswet van kracht gaat, zijn decentrale overheden verplicht Tendernet te gebruiken.

8. Aanbestedingskalender

De Aanbestedingskalender helpt Nederlandse ondernemers bij hun inschrijvingen. Daarop staan onder andere standaardteksten die te gebruiken zijn voor de formulieren die nodig zijn om aanbestedingen in te schrijven.

Nieuws E-Aanbesteden

Europese Commissie publiceert praktijkvoorbeelden online-aanbestedingssystemen

De Europese Commissie heeft op 9 april het ‘Golden Book of e-Procurement Good Practices’ gepubliceerd. Hierin worden de goede praktijkvoorbeelden van bestaande online-aanbestedingssystemen genoemd. Per 1 april zijn Nederlandse (decentrale) overheden verplicht om via TenderNed – het Nederlandse online-aanbestedingssysteem – aankondigingen van aanbestedingen te publiceren.

Lees het volledige bericht

Praktijkvragen E-Aanbesteden

Wat houdt e-aanbesteden in?

In het kader van de Europese Digitale Agenda wilde onze gemeente al meer gaan digitaliseren. Een onderdeel van deze plannen betreft ook elektronisch aanbesteden (e-aanbesteden). Onze gemeente vraagt zich af wat elektronisch aanbesteden nu precies inhoudt, ook gezien de nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijnen die hier verder invulling aan willen geven. Tot slot willen wij graag weten of de verplichting tot e-aanbesteden alleen geldt voor opdrachten met een waarde boven de Europese drempelwaarden?

Bekijk het antwoord

Publicaties E-Aanbesteden

Wet- en regelgeving E-Aanbesteden

E-Aanbesteden

AANBESTEDINGSRICHTLIJNEN EN E-AANBESTEDEN

Aanbestedingsrichtlijnen 2014/23, 2014/24 en 2014/25 moeten lidstaten helpen om volledig over te gaan op elektronische aanbestedingen. Ook moet het voor ondernemers beter mogelijk worden om deel te nemen aan (online) aanbestedingsprocedures binnen de gehele EU. Om dat voor elkaar te krijgen, voorziet richtlijn 2014/24 in:

  • een verplichte verzending van aankondigingen in elektronische vorm;
  • de verplichte elektronische beschikbaarstelling van aanbestedingsdocumenten;
  • een verplichte overgang naar volledige elektronische communicatie.

De Europese Commissie heeft een tijdspad opgesteld waarbinnen e-aanbesteden moet worden uitgerold in de EU.

VOLLEDIG ELEKTRONISCHE COMMUNICATIE

Onder volledig elektronische communicatie wordt verstaan: “het overbrengen van informatie langs elektronische weg in alle fasen van de procedure, met inbegrip van de verzending van verzoeken om deelneming en de verzending van inschrijvingen via elektronische indiening” (overweging 52 van richtlijn 2014/24).

VERPLICHTING E-AANBESTEDEN

Richtlijn 2014/24 is op 1 juli 2016 in Nederland geïmplementeerd middels een aanpassing in de Aanbestedingswet. De overgang naar volledig elektronisch aanbesteden kan volgens de richtlijn worden uitgesteld tot 18 april 2018 (art. 90), maar wordt in de Aanbestedingswet 2012 verplicht gesteld per 1 juli 2017. Deze verplichting geldt voor aanbestedende diensten en speciale-sectorbedrijven. Volledig digitaal aanbesteden kan via TenderNed, of een van de andere aanbestedingsplatforms.

TenderNed

Sinds de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet 2012 moeten Nederlandse overheden aankondigingen van Europese opdrachten (elektronisch) publiceren via TenderNed. Dit Nederlandse online-aankondigingssysteem is bedoeld voor alle Nederlandse overheids- en publiekrechtelijke instellingen die een aanbestedingsplicht hebben of ondernemingen die overheidsopdrachten willen uitvoeren.