Wat zijn de voordelen van e-aanbesteden?
E-aanbesteden moet er aan bijdragen dat het voor bedrijven gemakkelijker wordt om zich in te schrijven op aanbestedingen en daarmee resulteren in een grotere mate van concurrentie. Daarnaast moet e-aanbesteden bijdragen aan eenvoudigere en efficiëntere procedures. Voor zowel aanbestedende diensten als inschrijvende ondernemers leidt e-aanbesteden bovendien tot minder administratieve lasten en meer transparantie. Ten slotte zorgt het gedigitaliseerde proces voor een grote papierbesparing en daarmee voor een milieuvoordeel.
Verplichting tot e-aanbesteden
Onder de aanbestedingsrichtlijnen 2014/23, 24 en 25 bestaan er vergaande verplichtingen met betrekking tot e-aanbesteden. Zo zijn decentrale overheden verplicht om de communicatie in alle fasen van de aanbestedingsprocedure elektronisch te laten verlopen. Dit geldt ook voor het verzenden van verzoeken om deelneming en de verzending van inschrijvingen via elektronische indiening.
Artikel 18 van de Aanbestedingswet 2012 verplicht aanbestedende diensten bovendien om alle Europese aanbestedingen via TenderNed elektronisch aan te kondigen. Ook voor nationale aanbestedingen met een voorafgaande aankondiging geldt de verplichting om een opdracht vooraf aan te kondigen op TenderNed. Dit heeft ten doel dat alle openbare aanbestedingen op een plaats worden verzameld en daardoor eenvoudig kunnen worden gevonden door potentiële inschrijvers.
E-factureren bij aanbestedingen
Naast de regelgeving aangaande e-aanbesteden, heeft de Commissie ook regels opgesteld met het oog op e-factureren. E-factureren kan worden beschouwd als een onderdeel van het huidige elektronische aanbestedingsproces.
Wat is e-factureren?
E-factureren is het elektronisch versturen en ontvangen van facturen. Een e-factuur wordt vaak verward met een PDF-factuur die via de e-mail wordt ontvangen. Het verschil is dat een e-factuur automatisch kan worden ingelezen en verwerkt door het factureringssysteem van de ontvanger, terwijl dit bij een PDF-bestand niet kan. Daarom is Richtlijn 2010/45 over btw- en factureringsregels vastgesteld. Deze stelt de btw voor elektronische facturen gelijk aan die van papieren facturen. Hierdoor wordt de drempel om e-facturen te gebruiken verlaagd.
Op grond van de Richtlijn inzake elektronische facturering (2014/55) moeten decentrale overheden in Nederland sinds 2019 al hun facturen voor de uitvoering van overheidsopdrachten elektronisch afhandelen.
In de richtlijn is een Europese standaard voor e-facturen opgenomen waarmee de onderlinge uitwisseling en communicatie tussen de huidige verschillende nationale aanbestedingssystemen in lidstaten wordt bevorderd. De Commissie verzoekt in artikel 3 aan de normalisatie-organisaties om te zoeken naar een Europese norm voor elektronische facturering. In Nederland heeft de Normcommissie ‘Elektronisch factureren’ (NEN) opgericht om invloed op deze norm uit te oefenen. Hierdoor moet er een einde komen aan de rechtsonzekerheid, buitensporige complexiteit en extra exploitatiekosten voor de marktdeelnemers.
Kernelementen van e-factureren
In artikel 6 Richtlijn 2014/55 staan de kernelementen voor een e-factuur waaraan moet worden voldaan. Het is bijvoorbeeld verplicht om informatie over kortingen en toeslagen in de e-factuur op te nemen, evenals de leveringsdetails en informatie over de begunstigde van betaling. Ook moet onder meer het volgende verplicht in de e-factuur opgenomen worden:
- de proces- en factuurkenmerken;
- de factuurperiode;
- informatie over de verkoper, de koper, de begunstigde van betaling en de fiscaal vertegenwoordiger van de verkoper;
- verwijzing naar de overeenkomst;
- betalingsinstructies.
Relatie met bescherming van persoonsgegevens
De Richtlijn inzake elektronische facturering legt zelf een link met het Europeesrechtelijk gereguleerde regime voor de bescherming van persoonsgegevens. De persoonsgegevens verkregen voor elektronische facturering mogen volgens artikel 8 van Richtlijn 2014/55 dan ook uitsluitend voor het doel van e-facturering of daarmee vergelijkbare doelen gebruikt worden.