Verwerkingsbeginsel transparantie

Transparantie is in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) opgenomen als een apart verwerkingsbeginsel. Het moet voor iemand duidelijk zijn dat zijn persoonsgegevens worden verwerkt, in hoeverre dit gebeurt en wat zijn rechten daarbij zijn. Decentrale overheden dienen de betrokkene, dat is degene van wie de persoonsgegevens worden verwerkt, op verschillende manieren te informeren over het gebruik van de persoonsgegevens. Vaak wordt deze informatie in algemene zin verstrekt in een privacyverklaring. Wanneer de betrokkene behoefte heeft aan meer informatie, dient deze te worden opgevraagd bij de betreffende decentrale overheidsinstantie.

Transparantiebeginsel

Het begrip transparantie wordt nader uitgewerkt in de artikelen 12-14 AVG. Een betrokkene moet op de hoogte worden gesteld van het feit dat er verwerking van zijn persoonsgegevens plaatsvindt en waarom dit gebeurt.

Het transparantiebeginsel verplicht de verwerkingsverantwoordelijke om deze informatie te communiceren in een begrijpelijke, transparante en gemakkelijk toegankelijke vorm. De informatie moet in duidelijke en eenvoudige taal worden opgesteld, en moet schriftelijk of met andere middelen (bijvoorbeeld elektronisch) verstrekt worden. De betrokkene moet ofwel direct bij het verzamelen van de persoonsgegevens, ofwel binnen een redelijke termijn worden geïnformeerd. Decentrale overheden verstrekken de informatie vaak door een privacyverklaring op hun website te plaatsen.

Welke informatie moet worden verstrekt?

Welke informatie een decentrale overheid precies moet verstrekken is afhankelijk van hoe de persoonsgegevens worden verzameld. Persoonsgegevens kunnen namelijk direct bij de betrokkene worden verzameld (artikel 13 AVG) of via een andere organisatie worden verkregen (artikel 14 AVG).

Er moet bijvoorbeeld informatie worden gegeven over:

  • De contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke, en eventueel de Functionaris voor gegevensbescherming;
  • De verwerkingsdoeleinden, bewaartermijnen en de rechtsgrond voor de verwerking;
  • Aan wie de persoonsgegevens eventueel worden doorgegeven en of dit een ontvanger buiten de EU betreft;
  • De rechten die de betrokkene heeft, zoals het recht op inzage van zijn persoonsgegevens en het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.

Niet informeren

In sommige gevallen hoeft een betrokkene niet te worden geïnformeerd.

Voorbeelden van dergelijke situaties zijn:

  • De betrokkene is al op de hoogte van de verwerking;
  • De informatieverstrekking is onmogelijk of vergt een onevenredige inspanning;
  • Het verkrijgen of verstrekken van de persoonsgegevens is wettelijk voorgeschreven;
  • Indien de persoonsgegevens vertrouwelijk moeten blijven wegens beroepsgeheim.