eFactureren

Sinds 18 april 2019 moeten alle EU-lidstaten voldoen aan de de richtlijn elektronische facturering voor overheidsopdrachten. E-factureren biedt (decentrale) overheden, bedrijven en burgers een hoop voordelen. De Europese Commissie schat dat er in Europa €2,3 miljard kan worden bespaard met e-factureren. Daarnaast is de kans op fouten kleiner, worden rekeningen sneller betaald en is e-factureren goed voor het milieu.

Wat is eFactureren?

E-factureren is het elektronisch versturen en ontvangen van facturen. Een E-factuur wordt vaak verward met een PDF-factuur die via de e-mail wordt ontvangen. Het verschil is dat een e-factuur automatisch kan worden ingelezen en verwerkt door het factureringssysteem van de ontvanger, terwijl dit bij een PDF-bestand niet kan. Op 13 juli 2010 is richtlijn 2010/45 over btw- en factureringsregels vastgesteld. Deze stelt de btw voor elektronische facturen gelijk aan die van papieren facturen. Hierdoor wordt de drempel om e-facturen te gebruiken verlaagd.

Richtlijn 2014/55 elektronische facturering voor overheidsopdrachten

Op 15 april 2014 is richtlijn 2014/55/EU (elektronische facturering voor overheidsopdrachten) in werking getreden. Sinds 18 april 2019 moeten decentrale overheden in Nederland volgens de richtlijn alle facturen voor de uitvoering van overheidsopdrachten elektronisch afhandelen. Leveranciers van de Rijksoverheid zijn sinds 1 januari 2017 al verplicht om bij nieuwe inkoopovereenkomsten e-facturen te sturen.

Kernelementen e-Factuur

In art. 6 richtlijn 2014/55 staan kernelementen voor een e-factuur waaraan voldaan moet worden. Het is bijvoorbeeld verplicht om informatie over kortingen en toeslagen in de e-factuur op te nemen, evenals de leveringsdetails en informatie over de begunstigde van betaling. Ook moet onder meer het  volgende verplicht in de e-factuur opgenomen worden:

  • de proces- en factuurkenmerken;
  • de factuurperiode;
  • informatie over de verkoper, de koper, de begunstigde van betaling en de fiscaal vertegenwoordiger van de verkoper;
  • verwijzing naar de overeenkomst;
  • betalingsinstructies.

Europese Norm

In de richtlijn is een Europese standaard voor e-facturen opgenomen waarmee de onderlinge uitwisseling en communicatie tussen de huidige verschillende nationale aanbestedingssystemen in lidstaten wordt bevorderd. De Commissie verzoekt in art. 3 aan de normalisatie-organisaties om te zoeken naar een Europese norm voor elektronische facturering. In Nederland heeft NEN de normcommissie ‘Elektronisch factureren’ opgericht om invloed op deze norm uit te oefenen. Ook worden er in art. 3 eisen gesteld waaraan de norm minimaal moet voldoen. Hierdoor moet er een einde komen aan de rechtsonzekerheid, buitensporige complexiteit en extra exploitatiekosten voor de marktdeelnemers.

Netwerken

In Nederland kunnen overheden zich voor de uitwisseling van digitale bestanden zich bij een centrale infrastructuur aansluiten: Digipoort. Bedrijven leveren hun facturen voor de overheid elektronisch aan bij Digipoort. Digipoort controleert dan of de e-factuur betrouwbaar, leesbaar en verwerkbaar is. Daarnaast zorgt zij dat de factuur bij de juiste organisatie terecht komt. Uw gemeente kan zich dus aansluiten bij Digipoort, om e-facturering te vergemakkelijken. Meer informatie over Digipoort kunt u hier vinden.

Daarnaast zijn vrijwel alle overheidsorganisaties in Nederland via Digipoort aangesloten op Simpler invoicing, een digitaal transportnetwerk met koppelingen tussen verzenders en ontvangers van facturen. Via dit netwerk kunnen bedrijven elkaar ook onderling bereiken. Omdat e-factureren in steeds meer financiële softwarepakketten is geïntegreerd, is e-factureren niet langer voorbehouden aan grote bedrijven.

Relatie met Gegevensbescherming

De richtlijn inzake elektronische facturering  legt zelf een relatie met het eveneens Europeesrechtelijk gereguleerde regime aangaande de bescherming van persoonsgegevens. De persoonsgegevens verkregen voor elektronische facturering mogen volgens artikel 8 van richtijn 2014/55/EU dan ook uitsluitend voor het doel van e-facturering of daarmee vergelijkbare doelen gebruikt worden. Meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u op deze pagina vinden.


Nieuws eFactureren

Is uw gemeente, provincie of waterschap al klaar voor de implementatie van e-facturatie?

Een groot deel van de decentrale overheden is nog niet klaar voor de implementatie van de e-facturatie, en moet hier snel stappen in ondernemen, zo waarschuwde staatssecretaris Knops onlangs op een e-facturatie-evenement van PIANOo. De Europese standaard voor e-facturatie moet per 18 april 2019 zijn ingevoerd. Vanaf die datum zijn decentrale overheden dus verplicht om e-facturen te accepteren.

Lees het volledige bericht

Decentrale overheden vanaf 18 april 2019 verplicht om e-factureren te accepteren

Vanaf 18 april 2019 zijn decentrale overheden en andere overheidsorganisaties verplicht om e-facturen van ondernemers te accepteren. Deze definitieve datum kan afgeleid worden uit de Europese norm voor e-factureren, die de Europese Commissie bekend heeft gemaakt. De verplichting volgt uit richtlijn 2014/55 inzake elektronische facturering voor overheidsopdrachten.

Lees het volledige bericht

Datum e-factureren uitgesteld

Waarschijnlijk zijn decentrale overheden en andere overheidsorganisaties pas per april 2019 verplicht om e-facturen van ondernemers te accepteren. Dat blijkt uit het wetsvoorstel tot wijziging van de Aanbestedingswet 2012 dat demissionair minister Kamp van Economische Zaken heeft ingediend bij de Tweede Kamer. Dit is anders dan tot nu toe werd verwacht. De uiteindelijke implementatie-deadline is afhankelijk van de datum waarop de Europese norm voor e-facturering bekendgemaakt wordt. Het kabinet verwacht dat dit uiterlijke komende maand gebeurt.

Lees het volledige bericht

Europees akkoord voor standaard e-factuur

Er komt een nieuwe standaard voor e-facturen. Een eenduidige uitwisseling van e-facturen tussen (decentrale) overheden en leveranciers wordt hiermee geïntroduceerd. Het European Committee for Standardisation (CEN) heeft onlangs de nieuwe standaard ontwikkeld. Op den duur zal deze ook gaan gelden voor bedrijven onderling.

Lees het volledige bericht

E-aanbesteden: Nederland is goed op weg

Het aantal digitale aanbestedingen in Nederland is sinds 2013 flink gestegen. Dit blijkt uit onderzoek van de Erasmus Universiteit in opdracht van het ministerie van Economische Zaken. Wat is e-aanbesteden en waarom moeten overheden zich aan de regels omtrent e-aanbesteden houden?
Lees het volledige bericht

Praktijkvragen eFactureren

Wat is e-Factureren?

Wij lazen dat in het nieuwe ontwerp voorstel over e-Factureren van de Europese Commissie decentrale overheden in staat moeten zijn om elektronisch te factureren. Onze gemeente heeft nog geen ervaring met e-Factureren. Is e-Factureren hetzelfde als een factuur in een PDF bestand? En aan welke eisen en voorwaarden moet een e-Factuur voldoen?

Bekijk het antwoord

Publicaties eFactureren

Wet- en regelgeving eFactureren

X