Zijn er Europese verplichtingen voor het bewaren van aanbestedingsstukken?

februari 2013

Bij ons waterschap vragen we ons af of er enige verplichting met betrekking tot de bewaartermijn van aanbestedingsstukken bestaat op grond van de Europese Aanbestedingsrichtlijnen?

Versie maart 2011

Antwoord

Aanbestedingsrichtlijn 2004/18 en het Bao bevatten geen verplichting ten aanzien van het archiveren of bewaren van stukken betreffende Europese aanbestedingen. Het archiveren en bewaren van aanbestedingsbescheiden is momenteel voornamelijk een nationaalrechtelijke aangelegenheid.

Art. 50 Richtlijn 2004/17 bevat wel een verplichting met betrekking tot het bewaren van gegevens. Op basis van dat artikel moeten de gegevens gedurende ten minste vier jaar na de datum van gunning van de opdracht bewaard worden.

Europese regelgeving

Een aanbesteder moet beschikken over een adequate documentatie van de aanbestedingsprocedure. Dit met het oog op de verplichtingen tot openbaarheid en motivering, extern toezicht, een nieuwe aanbesteding van een opdracht na afloop van de overeenkomst en een mogelijke rechtsvordering van een klager of een onderzoek door de Europese Commissie (M.J.J.M. Essers, Aanbestedingsrecht voor overheden. Naar een verantwoord aanbestedingsbeleid, 2009, p. 468).

Proces-verbaal

Richtlijn 2004/18 en het Bao bevatten hieromtrent geen verplichtingen. Art. 43 Richtlijn 2004/18 geeft wel een aantal zaken aan die een aanbestedende dienst in een proces-verbaal dient op te nemen. Daarnaast geeft dat artikel aan dat aanbestedende diensten passende maatregelen nemen om het verloop van langs elektronische weg gevoerde gunningsprocedures te documenteren. Echter, de richtlijn geeft geen bewaartermijnen aan.

Speciale sectoren

Art. 50 Richtlijn 2004/17 gaat over ‘over de geplaatste opdrachten te bewaren gegevens’. In lid 1staat een opsomming van stukken die bewaard moeten blijven. In lid 2 wordt vervolgens vermeld dat de gegevens gedurende ten minste vier jaar na de datum van gunning van de opdracht bewaard worden, opdat de aanbestedende dienst gedurende dat tijdvak aan de Commissie de noodzakelijke inlichtingen kan verstrekken indien deze daarom verzoekt.

Reden ontbreken bepaling in Richtlijn 2004/18

De reden voor het ontbreken van een dergelijke bepaling in Richtlijn 2004/18 is niet duidelijk. De vraag is dan ook waarom in een geval onder Richtlijn 2004/18 niet geanticipeerd zou kunnen worden op de vier jaar bewaartermijn in Richtlijn 2004/17.

Stimulering van digitaal communicatieverkeer

Op Europees niveau wordt momenteel een aantal voorstellen uitgewerkt met betrekking tot de stimulering van digitaal communicatieverkeer (de Digitale Agenda). Denk hierbij aan het actieplan elektronische aanbestedingen. Mogelijk zullen daarin ook aspecten betreffende eventuele archivering van stukken die gepaard gaan met digitaal communicatieverkeer terugkomen. Deze voorstellen kunnen op termijn mogelijk ten aanzien van elektronisch aanbestedingsverkeer raakvlakken hebben met uw vraagstelling.

Nationale regelgeving

Het archiveren en bewaren van aanbestedingsbescheiden is momenteel nog voornamelijk een nationaalrechtelijke aangelegenheid. In 2005 is in opdracht van het ministerie van Economische Zaken een handleiding open standaarden en open source software in aanbestedingen opgesteld.

Archieven en bewaarverplichtingen

In deze handleiding staan enkele algemene wenken met betrekking tot archieven en bewaarverplichtingen. Hierbij wordt onder meer verwezen naar de Nederlandse Archiefwet die informatie bevat met betrekking tot het in stand houden van archieven. Het is daarom verstandig na te gaan in hoeverre uw organisatie een instantie is die onder de Archiefwet valt en in hoeverre daaronder bepalingen zijn opgenomen ten aanzien van evt. bewaartermijnen.

Benoemen archivaris

Deze wet bevat namelijk voor gemeenten, provincies en waterschappen aparte bepalingen ten aanzien van de organisatie en het beheer van de archieven, zoals de benoeming van een archivaris en het vaststellen van een archiefverordening. Eventueel kunt u voor meer informatie over de Archiefwet ook terecht bij uw koepelvereniging dan wel het ministerie van OC&W.

Aanbestedingsnota

Tot slot wordt in het hierboven genoemde handboek aanbesteden opgemerkt dat de (decentrale) aanbestedingsnota voorschriften kan bevatten inzake dossiervorming en archivering. De aanbestedingsdossiers kunnen bijvoorbeeld door een controller of accountant worden gebruikt om middels steekproeven naleving van het aanbestedingsrecht en het aanbestedingsbeleid van de aanbesteder periodiek te controleren.

Het is daarom ook verstandig vanuit accountancy-overwegingen overleg te voeren over de documentatie en bewaarverplichting van aanbestedingsstukken vanuit hun of vanuit belastingtechnisch oogpunt.

Meer informatie

Nederlandse archiefwet
Actieplan elektronisch aanbesteden
Digitale agenda

MEER WETEN OVER DIT ONDERWERP?

Werkt u voor een decentrale overheid of het Rijk en hebt u een vraag over dit onderwerp? Neem dan contact op met de helpdesk van Europa decentraal:

STEL UW VRAAG

X