Mag ons stadsarchief een vergoeding vragen voor het digitaliseren van informatie voor hergebruik?

maart 2016

Ons stadsarchief krijgt regelmatig verzoeken om openbare informatie te verstrekken, zoals oude foto’s en kaarten van de stad. Bedrijven willen die dan (her-) gebruiken om bijvoorbeeld een nieuwe app te ontwikkelen. Volgens de Europese en nationale regels over hergebruik van overheidsinformatie is onze gemeente verplicht om deze informatie te verstrekken. Mag het stadsarchief de extra kosten van het digitaliseren doorberekenen aan de verzoeker van de informatie?

Antwoord in het kort

Ja, een archief mag kosten voor het aanleveren van informatie die geschikt is voor hergebruik doorberekenen aan de verzoeker. De archiefinstelling mag echter niet meer dan de marginale verstrekkingskosten in rekening brengen. Hieronder zullen we eerst nader ingaan op het wettelijk kader, en daarna op de marginale verstrekking kosten.

Herziening Europese Richtlijn Hergebruik Overheidsinformatie

De Europese Richtlijn Hergebruik Overheidsinformatie (PSI-Richtlijn: 2013/37/EU) wijzigt de oude Europese Richtlijn inzake dit onderwerp (2003/98/EG). Het doel van de PSI-Richtlijn is overheidsinstellingen te stimuleren om openbare informatie meer voor hergebruik beschikbaar te stellen. Volgens deze PSI-Richtlijn zijn openbare lichamen in beginsel verplicht om gevraagde informatie beschikbaar te stellen voor hergebruik. Dit betekent de documenten die verzocht worden in een machinaal leesbaar formaat aangeleverd worden. Hoewel openbare lichamen voorheen meer keuzevrijheid hadden in het al dan niet inwilligen van een verzoek, zijn zij nu in principe verplicht om bepaalde, openbare informatie te verstrekken.

Uitbreiding naar culturele instellingen

Een belangrijke wijziging in de herziene PSI-Richtlijn is dat deze nu ook van toepassing is op culturele instellingen. Daarmee is de PSI-Richtlijn onder andere uitgebreid naar bibliotheken, musea en archieven. Ook archieven zijn nu dus verplicht om de gevraagde informatie beschikbaar te stellen, terwijl dat voorheen niet het geval was. Ook is de hierna inspanningsverplichting om informatie indien mogelijk te digitaliseren nu voor hen van belang.

Inspanningsverplichting

Bovendien is er een inspanningsverplichting toegevoegd om informatie – voor zover mogelijk – in digitaal herbruikbaar format te verstrekken (art. 5 PSI-richtlijn en art. 5 Who). Dit betekent dat, wanneer het digitaliseren van documenten teveel kost of wanneer het vanwege bijvoorbeeld de ouderdom van het document niet mogelijk is het document te digitaliseren zonder het te beschadigen, de informatie toch in originele vorm geleverd mag worden.

Wat staat er in de PSI-Richtlijn over vergoedingen en archieven?

In het algemeen, mag volgens de PSI-Richtlijn een vergoeding voor hergebruik van de informatie maximaal het bedrag zijn van de marginale kosten voor vermenigvuldiging, verstrekking en verspreiding voor hergebruik van de informatie. Echter, archieven vormen een uitzondering op deze bepaling. Archieven verwerven, naast de subsidies die zij ontvangen, vaak ook zelf inkomsten. Om hun bedrijfsvoering kostendekkend te houden, mogen zij volgens de PSI-Richtlijn meer vragen dan een vergoeding voor de marginale kosten alleen. Naast de gemaakte kosten voor de verzameling, productie, vermenigvuldiging, verspreiding, conservering en vereffening van auteursrechten, mogen archieven ook een redelijk rendement op investeringen in rekening brengen.

Echter, de PSI-Richtlijn stelt alleen bovengrenzen voor de vergoedingen. De richtlijn laat het recht van lidstaten om lagere of in het geheel geen vergoedingen toe te passen, onverlet.

Implementatie in Nederland

De nieuwe Europese PSI-Richtlijn is in Nederland primair geïmplementeerd in de Wet hergebruik van overheidsinformatie (Who). Deze wet is op 18 juli 2015 in werking getreden. Deze wet wijzigt enkele artikelen in de Archiefwet. Archieven zijn dus verplicht om informatie in voor hergebruik geschikt (machinaal leesbaar), digitaal format te verstrekken. Alleen wanneer de informatie binnen de uitzonderingen van artikel 2, lid 1 van de PSI-Richtlijn valt, mag een verzoek tot hergebruik geweigerd worden (artikel 2, 3 en 4 van de Who).

Wat staat er in de Nederlandse Archiefwet over kosten?

De Archiefwet, die specifieke regelgeving bevat voor het beheer van archieven, voldeed al grotendeels aan de PSI-Richtlijn, op enkele aspecten na. Op die punten is de wet gewijzigd.

Hoewel de PSI-richtlijn archieven toestond om meer dan alleen de marginale kosten in rekening te brengen, heeft Nederland deze voorwaarde niet overgenomen. Het werd door de wetgever niet wenselijk geacht om de kosten van hergebruik op een dergelijke manier door te berekenen en ze te vermeerderen met rendement. Het gaat namelijk om het hergebruik van overheidsarchieven, die door de publieke sector met publiek geld zijn geproduceerd. De overheid wil deze informatie kosteloos beschikbaar blijven stellen aan burgers en bedrijven.

Dit staat in artikel 19 van de Archiefwet. Volgens dit artikel moeten archieven met betrekking tot het doorbereken van kosten artikel 9 lid 1 Who volgen. Artikel 9 lid 1 Who stelt dat een met een publieke taak belaste instellingen voor het hergebruik van informatie ten hoogste de marginale kosten van vermenigvuldiging, verstrekking en verspreiding in rekening brengt.

Door: 

Petra Werkman en Lisanne Vis-Boer, Europa decentraal

Meer informatie:

Open data Informatiemaatschappij, Europa decentraal
Wet- en regelgeving Open data, Europa decentraal
Praktijkvraag ‘Vallen culturele instellingen onder het voorstel voor een nieuwe Richtlijn Open Data?,’ Europa decentraal
Richtlijn Hergebruik Overheidsinformatie (2013/37/EU)
Wet hergebruik van overheidsinformatie
Archiefwet 1995
Memorie van toelichting Wet hergebruik van overheidsinformatie
Handleiding Wet hergebruik van overheidsinformatie

Meer weten over dit onderwerp?

Werkt u voor een decentrale overheid of het Rijk en hebt u een vraag over dit onderwerp? Neem dan contact op met de helpdesk van Europa decentraal:

STEL UW VRAAG