Moeten opdrachten die met Europees geld worden bekostigd worden aanbesteed?

mei 2019

Onze gemeente onderzoekt of er aanspraak gemaakt kan worden op Europese subsidie vanuit Urban Innovative Actions voor een project in de grensregio. Daarvoor wil de gemeente samenwerken met Europese buurgemeenten en andere projectpartners. Zijn wij, als we een dergelijke Europese subsidie ontvangen, aanbestedingsplichtig bij de besteding van dit geld?

Antwoord in het kort:

Ja. In de wetgeving rondom de Europese structuur- en investeringsfondsen (ESI-fondsen) is vastgelegd dat begunstigde overheden bij het besteden van Europese subsidies de Europese en nationale aanbestedingsregels moeten toepassen. Elk fonds kent eigen, specifieke regels waarin wordt verwezen naar de relevante (Europese) wetgeving met betrekking tot overheidsopdrachten.

Urban Innovative Actions

Het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO) ondersteunt ‘innovatieve acties’ op het gebied van duurzame stedelijke ontwikkeling. Dergelijke ondersteunde acties omvatten studies en proefprojecten voor het vaststellen of testen van nieuwe oplossingen voor het aanpakken van uitdagingen op dit gebied. De acties moeten bovendien van belang zijn op Unieniveau. In dit verband heeft de Commissie Urban Innovative Actions (UIA) opgezet. Het doel van het UIA-initiatief is om steden in Europa de ruimte en middelen te verschaffen om op basis van cofinanciering innovatieve projecten in het kader van stedelijke innovaties te ondersteunen.

Aanbestedingsplicht

Bij de besteding van UIA-middelen dient een gemeente (of stedelijke autoriteit) die kwalificeert als aanbestedende dienst in de zin van de Aanbestedingswet zich te houden aan de Europese en nationale aanbestedingsregels. Dat blijkt uit de UIA Guidance (zie pagina 62 e.v.), die complementair is aan de zogeheten ‘Terms of Reference’ die specifiek voor elke projectoproep (call) worden opgesteld. Raadpleeg bijvoorbeeld ter indicatie de Terms of Reference voor de meest recente projectoproep (zie pagina 30 e.v.). Daarnaast blijkt ook uit de onderliggende Verordening Gemeenschappelijke Bepalingen, waarin gemeenschappelijke bepalingen voor het EFRO en de andere ESI-fondsen zijn vastgesteld, dat moet worden voldaan aan ‘het toepasselijk recht met betrekking tot overheidsopdrachten’ (zie artikel 37 lid 1, artikel 38 lid 4 en artikel 66 van Verordening 1303/2013).

In deze praktijkvraag van Kenniscentrum Europa decentraal leest u meer over de Europese wetgeving die ten grondslag ligt aan deze regels.

Aanbestedingsregels

Aan welke regels moet dan worden voldaan? Indien er sprake is van een overheidsopdracht moet er worden voldaan aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen . Deze richtlijnen zijn in Nederland nationaal geïmplementeerd in de Aanbestedingswet 2012. In deze wet wordt verwezen naar de Europese drempelwaarden, die bepalen vanaf welk bedrag een overheidsopdracht volgens Europese procedures moet worden aanbesteed. Wanneer de geraamde waarde van een overheidsopdracht onder deze drempelwaarde blijft, hoeft er niet Europees aanbesteed te worden, maar moet een aanbestedende dienst wel rekening houden met de algemene beginselen van transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit. Raadpleeg in een dergelijk geval ook de Gids Proportionaliteit. Deze gids biedt handvatten voor de manier waarop met het begrip ‘proportionaliteit’ bij aanbestedingen moet worden omgegaan.

Accountantscontrole en financiële correcties

Als er niet of niet correct wordt aanbesteed, loopt de gemeente het risico minder subsidie te ontvangen. Uitgaven in het kader van een UIA-project moeten door een ‘eerstelijnscontroleur’ (oftewel: een onafhankelijke accountant) worden gecontroleerd. De eerstelijnscontroleur moet in zijn verklaring aangeven:

Deze eerstelijnscontroleur wordt rechtstreeks aangesteld en betaald door het UIA-initiatief.

De toekenning van Europese subsidie vanuit het UIA-initiatief brengt dus concrete verplichtingen met zich mee. Als achteraf wordt vastgesteld dat de aanbestedingsregels niet zijn nageleefd, kan dit bij de financiële afwikkeling van een UIA-project leiden tot het geheel of gedeeltelijk intrekken van de Europese bijdragen aan een programma en terugvordering van uitgekeerde bedragen (‘financiële correcties’). De richtsnoeren en correctiepercentages die door de Europese Commissie zijn vastgesteld in besluit 9527/2013 zijn van toepassing op UIA-projecten.

Veelgemaakte aanbestedingsfouten

Wilt u veelgemaakte aanbestedingsfouten voorkomen? De Europese Commissie heeft in 2018 de aanbestedingsleidraad Overheidsopdrachten – Richtsnoeren voor professionals gepubliceerd. Dit document biedt richtsnoeren aan overheidsfunctionarissen die zich bezighouden met het beheer van de ESI-fondsen en behandelt alle hoofdfasen van een openbaar aanbestedingsproces: van de voorbereiding en planning tot de uitvoering van de opdracht. De leidraad helpt veelgemaakte fouten te voorkomen en beste praktijken te hanteren bij de uitvoering van procedures voor overheidsopdrachten.

Subsidie en staatssteun

Is er bij de besteding van Europese financiering geen sprake van een overheidsopdracht, maar van een subsidie? In dat geval moet de gemeente rekening houden met de Europese staatssteunregels. De financiering van een UIA-project moet voor ten minste 20% worden gedekt door private of overheidsbijdragen. Dit wordt aangeduid als ‘cofinanciering’. Een gemeente moet, wanneer er overheidsmiddelen worden ingezet, voor het deel van de projectkosten dat zij zelf financiert, beoordelen of er mogelijk sprake is van staatssteun.

Als dat het geval blijkt, kan de gemeente verkennen of de beoogde overheidsfinanciering geoorloofd kan worden verleend door te voldoen aan de voorwaarden van diverse mogelijkheden tot vrijstelling binnen de Europese staatssteunregels. Hierbij valt te denken aan de de-minimisverordening of de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV). Meer informatie over de Europese staatssteunregels leest u in het dossier staatssteun.

Door:

Chris Koedooder en Erwin de Pagter, Kenniscentrum Europa decentraal

Meer informatie:

Aanbesteding, Kenniscentrum Europa decentraal
Regionaal beleid en structuurfondsen, Kenniscentrum Europa decentraal
Staatssteun, Kenniscentrum Europa decentraal
Hoe worden EU-doelstellingen voor duurzame stedelijke ontwikkeling vertaald naar de fondsenprogramma’s of initiatieven?, praktijkvraag Kenniscentrum Europa decentraal
Waar kan een provincie Europese financiële ondersteuning ten behoeve van klimaatmitigatie krijgen?, praktijkvraag Kenniscentrum Europa decentraal
Moet mijn waterschap ook uitkijken voor aanbestedingsvalkuilen bij het besteden van een Europese subsidie?, praktijkvraag Kenniscentrum Europa decentraal
Commissie publiceert nieuwe leidraad voor EU-gefinancierde overheidsopdrachten, nieuwsbericht Kenniscentrum Europa decentraal
Overheidsopdrachten – richtsnoeren voor professionals ter vermijding van veelvoorkomende fouten bij door Europese structuur- en investeringsfondsen gefinancierde projecten, Europese Commissie
5th Call for Proposals (Engelstalig), Urban Innovative Actions
Europese subsidies, VNG
Europese Subsidiewijzer 2014-2020, VNG

X