Mogen wij vragen om een garantie van indienen van offertes?

februari 2013

In een niet openbare aanbesteding zijn, op basis van een preselectie-document, vijf leveranciers geselecteerd die het bestek ontvangen zodat ze een offerte kunnen indienen. Op het moment dat de offertes uiterlijk binnen moeten zijn, blijkt dat niet alle geselecteerde aanbieders een offerte ingediend hebben. Zij gaven aan geen interesse of capaciteit meer te hebben.

Versie januari 2007

Garantie?

Is het toegestaan om de geselecteerde aanbieders – nadat ze het bestek hebben ontvangen – te vragen of ze een offerte gaan indienen? Zo kan voorkomen worden dat er slechts een gering aantal offertes wordt ingediend, terwijl het doel was om juist breed concurrentie te stellen. Als één of meer geselecteerde aanbieders aangeven dat ze geen offerte indienen, mag men dan de volgende aanbieder(s) die in aanmerking zou(den) komen de gelegenheid geven een offerte in te dienen?

Antwoord

Nee, de voorstellen die u doet zijn niet toegestaan. Na de preselectie zijn er minimaal vijf partijen uitgenodigd om een offerte in te dienen. Hiermee is voldaan aan het vereiste van het stellen van een voldoende mate van concurrentie. Het feit dat slechts twee partijen een offerte indienen, is een inherent risico dat verbonden is aan de aard van de aanbestedingsprocedure die gekozen is.

Vergelijkbaar met ongeldige offerte

Het niet indienen van een offerte zou men in dit geval kunnen vergelijken met het indienen van een offerte die niet aan de vereisten van het bestek voldoet of ongeldig is. Ook in het geval dat er drie ongeldige offertes ingediend zouden worden, zou u slechts de keuze uit twee resterende partijen hebben. U geeft aan in uw vraag dat u breed concurrentie wilde stellen. In dat geval moet u ofwel een andere aanbestedingsprocedure kiezen (openbaar) ofwel het minimum aantal partijen dat door de preselectie kan komen, omhoog bijstellen.

Ongeoorloofde en ongelijke behandeling

Het is niet toegestaan om – indien ‘er drie plekken vrij komen’ omdat geen offerte is ingediend – terug te grijpen op nieuwe potentiële inschrijvers uit de bak met inschrijvers vóór de preselectie. U zou dan immers een geheel nieuw soort aanbestedingsprocedure creëren. Bovendien zou dit kunnen leiden tot ongeoorloofde, ongelijke behandeling van verschillende inschrijvers.

Vooraf informeren

Het vooraf informeren of een partij daadwerkelijk een offerte gaat indienen, is naar onze mening evenmin geoorloofd. De aanbestedingsrichtlijnen bieden geen mogelijkheid/ruimte om een dergelijke eis in het bestek op te nemen. Indien u deze toezegging van partijen zou verlangen, zou u als het ware een verplichting opleggen die naar ons oordeel in strijd is met de contractvrijheid van partijen. U moet dus gewoon de gebruikelijke termijn afwachten om te weten welke partijen daadwerkelijk een offerte indienen.

MEER WETEN OVER DIT ONDERWERP?

Werkt u voor een decentrale overheid of het Rijk en hebt u een vraag over dit onderwerp? Neem dan contact op met de helpdesk van Europa decentraal:

STEL UW VRAAG

X