Wat houdt Best Value Procurement (BVP) conform de (Europese) aanbestedingsregels in?

juli 2016

Mijn gemeente wil graag gebruik maken van de prestatie-inkoop. Wat houdt Best Value Procurement (BVP) precies in? Betreft het een officieel en Europeesrechtelijk erkende aanbestedingsprocedure en hoe verloopt die? Met welke aandachtspunten moet een aanbestedende dienst die op BVP wil gunnen rekening houden?

antwoord in het kort:

Best Value Procurement (hierna BVP) wordt in Nederland ook wel prestatie-inkoop genoemd. Het is géén wettelijk vastgelegde Europese of Nederlandse aanbestedingsprocedure, maar een manier waarop bij inkoop rekening gehouden kan worden met de beste waarde. Aanbestedende diensten kunnen echter wel gebruik maken van BVP bij verschillende contractvormen. Een BVP-procedure kan dan ook zowel via een openbare als een niet openbare aanbestedingsprocedure verlopen.

De wenselijkheid van het gebruik van deze aanbestedingsvorm door de aanbestedende dienst is aan de beoordeling van de aanbestedende dienst zelf. Bij het eventuele gebruik van het instrument van BVP dient wel altijd te worden voldaan aan alle eisen en juridische randvoorwaarden die het (Europese) aanbestedingsrecht stelt.

Wat is Best Value Procurement

De BVP-methodiek is ontwikkeld door de Amerikaanse hoogleraar inkoop Dean Kashiwagi van de Performance Based Studies Research Group. Het uitgangspunt van de methodiek is dat de inschrijvingen in de gunningsfase worden gewaardeerd volgens het principe dat de meeste waarde moet worden verkregen voor de laagste prijs. In BVP wordt het gebruikelijke principe om veel eisen te stellen aan de inschrijvende partij losgelaten en schrijft de aanbestedende dienst veel minder standaarden en minimumeisen voor. Zodoende wordt de kwaliteit van de opdracht gegarandeerd. Dit wordt bij BVP geprobeerd via een proces dat is opgedeeld in vier fasen: de voorbereidingsfase, de beoordelingsfase, de concretiseringsfase en de uitvoeringsfase. De vier fasen zijn beschreven in de brochure Samenwerken & Best Value Procurement van de Rijkswaterstaat.

Het selectie- en gunningsproces volgens BVP

Selectie van inschrijvers en gunning van de opdracht op basis van een BVP-procedure, vindt plaats in de tweede fase van het proces, de beoordelingsfase. De beoordelingsfase volgens de BVP-procedure moet niet worden verward met aanbestedingsprocedures. In dit traject vallen zowel de selectiefase als de gunning van de opdracht aan de hoogst gewaardeerde inschrijver.

Binnen het gehele gunningsproces wordt de zogeheten ‘dominante informatie’ van de verschillende inschrijvers beoordeeld door de aanbestedende dienst. Deze informatie wordt door de aanbestedende dienst getoetst aan de selectie- en gunningscriteria.

BVP onder (Europese) aanbestedingswetgeving

Zodoende zijn er binnen een BVP-procedure vijf selectie- en of gunningscriteria te herkennen: De prestatieonderbouwing, het risicodossier, het kansendossier, de prijs en interviews. Indien een aanbestedende dienst kiest voor een BVP-procedure, dan dient de invulling wel te voldoen aan de regels die voortvloeien uit de aanbestedingswetgeving. Hieronder zullen de meest prangende juridische knelpunten in dit proces worden besproken.

Past performance

Zowel bij de prestatieonderbouwing als in het risicodossier wordt er getoetst aan de prestaties uit het verleden. In artikel 57 lid g van richtlijn 2014/24 is bepaald dat een ondernemer mag worden uitgesloten op basis van past performance. Hiervoor zijn echter wel strenge eisen. U kunt meer over deze strenge eisen lezen op de pagina past performance.

Daarnaast mag volgens art. 67 lid 2 b van de richtlijn de kwaliteit van het personeel als factor worden meegewogen. In beide gevallen is een expliciete evenredigheidstoets is opgenomen en de mogelijkheid tot zogeheten ‘self-cleaning’. Dit betekent dat de inschrijver die op past performance gronden wordt uitgesloten de mogelijkheid dient te krijgen te bewijzen dat de maatregelen die de ondernemer heeft genomen voldoende zijn om zijn betrouwbaarheid aan te tonen ondanks de toepasselijke uitsluitingsgrond.  Zie hierover ook pagina 44 van de notitie over de nieuwe aanbestedingsrichtlijnen van Europa decentraal.

Risico- en Kansendossier

In de risicodossier-fase wordt er door de aanbestedende dienst aan de inschrijver gevraagd welke opdrachtgeversrisico’s hij ziet en hoe hij daarmee omgaat. Het gaat er dan om dat inschrijver aangeeft hoe hij de impact van deze risico’s denkt te minimaliseren, zonder deze risico’s over te nemen. Betreffende het kansendossier wordt bij BVP aan de inschrijver gevraagd wat voor kansen hij ziet en hoe hij die benut.

In beginsel lijkt de beoordeling van deze dossiers toegestaan als sub-gunningscriteria. Een aanbestedende dienst moet echter rekening houden dat zij bij vormgeving van deze sub-gunningscriteria niet afwijkt van de initiële omschrijving van de opdracht. Met name de door de inschrijver voorgestelde kansen worden aanbestedingsrechtelijk gezien als het aanbieden van extra opties, waarbij de aanbestedende dienst vervolgens zelf kan bepalen welke extra opties hij wil afnemen naast de basisaanbieding. Bij risico en kansendossiers die inschrijvers aanleveren kan dus sprake zijn van sub-gunningscriteria of aanbieding van varianten. De Europese regelgeving geeft ook een juridisch kader mee voor de omgang met varianten. In artikel 45 lid 2 van richtlijn 2014/24 wordt bepaald dat als varianten van een opdracht mogelijk zijn, de aanbestedende dienst in de stukken moet vermelden waaraan de varianten ten minste moeten voldoen en hoe zij moeten worden ingediend.

Daarnaast kunnen wijzigingen die voortkomen uit de ten opzichte van de initiële opdracht aangeboden extra opties mogelijk leiden tot een scopewijziging van de opdracht. Wanneer er sprake is van een wezenlijke wijziging van opdracht, kan dit ertoe leiden dat er opnieuw aanbesteed moet worden.

Interviews met sleutelfiguren

Aanbestedende diensten hebben wegens het gelijkheidsbeginsel slechts nauwe onderhandelingsruimte met inschrijvers bij een aanbesteding. Het houden van interviews past niet altijd in die nauwe ruimte. Met betrekking tot de geldende Europese aanbestedingsprocedures moet een interview dus meer worden gezien als middel extra informatie bij inschrijvers en niet als daadwerkelijk gunningscriterium. De resultaten uit een interview zullen namelijk in de regel niet direct verband houden met het voorwerp van de opdracht.

De Raad en de Commissie van de EU verklaarden in het verleden al dat er bij aanbestedingsprocedures wel besprekingen met gegadigden of inschrijvers mogen plaatsvinden, “maar alleen met het oog op verduidelijking of aanvulling van de inhoud van hun offerte, alsmede van de eisen van de aanbestedende diensten, en voor zover zulks geen discriminatie veroorzaakt.” De Memorie van Toelichting bij de Aanbestedingswet 2012 onderschrijft dit.

Door:

Stijn Bijleveld, Europa decentraal

Meer informatie:

Samenwerken & Best Value Procurement; de hoogste waarde voor de laagste prijs, de hoogste waarde voor de laagste prijs, brochure Rijkwaterstaat
Notitie nieuwe aanbestedingsrichtlijnen, Europa decentraal
Performance Based Studies Research Group, State Arizona University Dean Kashiwagi
Prestatie-inkoop geeft leveranciers de ruimte, artikel Deal
Best Value Performance, expertise centrum PIANOo
Best Value Performance/PIPS in the Netherlands, Journal for the Advancement of Performance Information and Value

MEER WETEN OVER DIT ONDERWERP?

Werkt u voor een decentrale overheid of het Rijk en hebt u een vraag over dit onderwerp? Neem dan contact op met de helpdesk van Europa decentraal:

STEL UW VRAAG

X