Wat verandert er voor het afgeven van officiële verklaringen van de burgerlijke stand op basis van de nieuwe Verordening 2016/1191?

april 2017

Een burger uit onze gemeente wil tijdelijk in een andere lidstaat verblijven en dient daarvoor bepaalde documenten aangaande de burgerlijke stand te overleggen in de lidstaat van bestemming (zoals documenten met betrekking tot geboorte, naam, afstamming, woon- en/of verblijfplaats, nationaliteit en bewijs dat geen sprake is van een strafrechtelijk verleden etc.). Kan deze inwoner hiervoor een beroep doen op de nieuwe Verordening 2016/1191 inzake de bevordering van het vrije verkeer van burgers door vereenvoudigde overlegging van bepaalde openbare documenten in de Europese Unie?

Antwoord in het kort:

Ja, vanaf 16 februari 2019 kunnen EU-burgers naast het Apostilleverdrag en het CIEC verdrag voor de afgifte van meertalige uittreksels ook een beroep doen op de Europese Verordening 2016/1191 inzake de bevordering van het vrije verkeer van burgers door vereenvoudigde overlegging van bepaalde openbare documenten in de Europese Unie (hierna de Verordening). Op basis van deze Verordening kunnen burgers officiële verklaringen van de burgerlijke stand overleggen in een andere EU-lidstaat zonder deze eerst te laten legaliseren of vertalen.

Vrij verkeer van personen

Verordening 2016/1191 heeft als doel het vrij verkeer van openbare documenten in de EU te waarborgen en het vrij verkeer van burgers van de EU te bevorderen. De Verordening zorgt voor vereenvoudiging van de bestaande administratieve voorschriften voor het overleggen van bepaalde openbare documenten die door autoriteiten van een andere lidstaat zijn afgegeven.

Apostilleverdrag en andere verdragen

Op dit moment kunnen Unieburgers voor het legaliseren van openbare documenten een beroep doen op het Apostilleverdrag. Alle lidstaten van de EU zijn partij bij het Apostilleverdrag. Op basis van het Apostilleverdrag kan een officiële instantie in het land waar de akte is verkregen het openbare document voorzien van een zogenaamde apostillestempel. Na het plaatsen van een apostillestempel, zijn er geen verdere legalisaties van het document nodig. Het document kan dan direct worden gebruikt in het land van bestemming, in dit geval dus in een andere EU lidstaat waar uw inwoner wil gaan verblijven.

Ook worden al documenten van de burgerlijke stand afgegeven op grond van de betrokken overeenkomsten van de Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand (ICBS). Ook deze meertalige formulieren zijn vrijgesteld van legalisatie en kunnen in de toekomst nog steeds worden afgegeven, De Verordening, en dan met name het hierin vervatte mechanisme voor administratieve samenwerking, is niet op deze documenten van toepassing.

De nieuwe Verordening verhindert niet dat personen desgewenst gebruik blijven maken van andere systemen die openbare documenten vrijstellen van legalisatie of soortgelijke formaliteiten en die tussen lidstaten van toepassing zijn. Wat het Apostilleverdrag betreft, mag deze verordening de lidstaten er niet van weerhouden een apostille af te geven indien iemand ervoor kiest daar om te verzoeken. Dus indien een inwoner na 16 februari 2019 een beroep doet op het Apostilleverdrag kan het geapostilleerde document nog steeds gebruikt worden in de lidstaat van bestemming. Daarnaast mag de ontvangende lidstaat geen apostille verlangen wanneer een persoon een in een andere lidstaat afgegeven openbaar document overlegt dat onder de nieuwe verordening valt.

Europese Verordening 2016/1191

Met ingang van 16 februari 2019 kunnen Unieburgers en dus ook inwoners van uw gemeente een beroep op de Europese Verordening 2016/1191. Dit betekent dat als een inwoner van de gemeente daarom vraagt, de gemeente een meertalig modelformulier dient aan te hechten dat is opgesteld in het Nederlands en in één van de  talen van het land waar de burger het document wenst over te leggen. Als de ontvangende lidstaat gegronde twijfels heeft bij een document, dan kan zij contact opnemen met de autoriteit die het document heeft afgegeven (in dit geval uw gemeente), of met een daarvoor in te richten centrale autoriteit.

De gemeente moet in dat geval binnen vijf dagen antwoorden en de centrale autoriteit binnen tien dagen. In uitzonderlijke gevallen kan een nieuwe termijn overeen gekomen worden. Voor de communicatie tussen autoriteiten van verschillende landen en het ter beschikking stellen van de voorbeeldmodellen van openbare documenten dient gebruik gemaakt te worden van het Informatiesysteem Interne Markt (IMI).

Op welke documenten is de Verordening van toepassing?

De Verordening is onder andere van toepassing op openbare documenten die door de autoriteiten van een lidstaat worden afgegeven en waarvan de belangrijkste doelstelling bestaat in het vaststellen van een van de volgende feiten: geboorte, in leven zijn, overlijden, naam, huwelijk (daaronder begrepen de bevoegdheid om te huwen en de huwelijkse staat), echtscheiding, scheiding van tafel en bed of nietigverklaring van het huwelijk, geregistreerd partnerschap (daaronder begrepen de bevoegdheid om een geregistreerd partnerschap aan te gaan en de status van geregistreerd partnerschap), ontbinding van een geregistreerd partnerschap, scheiding van tafel en bed of nietigverklaring van een geregistreerd partnerschap, afstamming, adoptie, woon- en/of verblijfplaats, of nationaliteit.

Daarnaast heeft de Verordening betrekking op openbare documenten die voor een persoon worden afgegeven om te staven dat geen sprake is van een strafrechtelijk verleden. Overigens verplicht de Verordening lidstaten niet om openbare documenten af te geven die niet op grond van hun nationaal recht bestaan. Verder is de Verordening ook van toepassing op vereiste openbare documenten met betrekking tot het uitoefenen van actief en/of passief kiesrecht bij verkiezingen voor het Europees Parlement of gemeenteraadsverkiezingen in de lidstaat waar de aanvrager verblijft. Nederland moet uiterlijk op 16 augustus 2018 bij de Commissie onder andere aangeven welke nationale openbare documenten onder de Verordening vallen en aan welke openbare documenten een meertalige modelformulieren kan worden gehecht als passende vertaalhulp.

De Verordening is in ieder geval niet van toepassing op in een lidstaat afgegeven paspoorten of identiteitskaarten, aangezien deze documenten niet aan legalisatie of een soortgelijke formaliteit zijn onderworpen wanneer zij in een andere lidstaat worden overgelegd.

Gebruik van meertalige modelformulieren

Om mogelijke taalproblemen ten aanzien van de openbare documentatie op te lossen en het verkeer van openbare documenten tussen lidstaten verder te vergemakkelijken, worden meertalige modelformulieren in elk van de officiële talen van de EU instellingen opgesteld voor openbare documenten. Artikel 9 van de Verordening gaat nader in op de inhoud van de meertalige modelformulieren. De vaste gedeelten die in de meertalige modelformulieren moeten worden opgenomen zijn terug te vinden in bijlage I t/m XI van de Verordening. De lidstaten zijn nu in de gelegenheid om landenspecifieke rubriekomschrijvingen aan de Commissie mee te delen. Uiterlijk 16 februari 2018 publiceert de Commissie de landenspecifieke rubriekomschrijvingen via het Publicatieblad van de Europese Unie het Europees e-justitieportaal (art. 24 lid 2 Verordening).

De meertalige modelformulieren vertalen niet alle gegevens uit de akte. Als de vertaling onvolledig is voor het gestelde doel kan een gemeente alsnog om een vertaling vragen.

Systeem van informatie-uitwisseling

De Verordening bepaalt dat voor het snel en veilig grensoverschrijdend uitwisselen van informatie tussen lidstaten, gebruik moet worden gemaakt van een mechanisme dat is gebaseerd op het Informatiesysteem interne markt (IMI). Het IMI werd eerder ingevoerd bij Europese Verordening 1024/2012. De Commissie moet ervoor zorgen dat het IMI de beveiliging van openbare documenten verzekert en dat het IMI voorziet in een veilige elektronische verzending van deze documenten.

De Commissie stelt in het IMI een instrument beschikbaar dat de via het IMI-systeem uitgewisselde informatie waarmerkt wanneer deze buiten het systeem wordt geëxporteerd. Voordat Verordening 2016/1191 in werking treedt, moeten de autoriteiten van de lidstaten die informatie over openbare documenten uitwisselen, maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat de via het IMI uitgewisselde openbare documenten en persoonsgegevens overeenkomstig Verordening 1024/2012 worden verzameld, verwerkt en gebruikt. Hierbij moet ook rekening worden gehouden met de richtlijn 95/46 betreffende bescherming van natuurlijke personen en de verwerking van persoonsgegevens en de Algemene verordening gegevensbescherming die per 25 mei 2018 toegepast moet worden. U kunt hier meer daarover lezen.

Het is nog onbekend hoe het IMI er voor deze Verordening uit komt te zien. Via onze website en de nieuwsbrief houden we u op de hoogte van de ontwikkelingen in de aanloop naar de gelding van de Verordening en de gevolgen hiervan voor decentrale overheden.

Door:

Madeleine Heitmeijer-Broersen, Europa decentraal

Meer informatie:

Vrij verkeer van personen, Europa decentraal
IMI, Europa decentraal
Verordening 2016/1191 inzake de bevordering van het vrije verkeer van burgers door vereenvoudigde overlegging van bepaalde openbare documenten in de Europese Unie en tot wijziging van Verordening (EU), Europese Commissie
Verordening 1024/2012 betreffende de administratieve samenwerking via het Informatiesysteem interne markt en tot intrekking van Beschikking 2008/49/EG van de Commissie (de IMI-verordening), Europese Commissie
Richtlijn 95/46 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, Europese Commissie
Nieuwe EU-verordening vereenvoudigt overlegging officiële documenten, nieuwsbericht ministerie van Buitenlandse Zaken
Hoe kan ik Nederlandse documenten laten legaliseren voor gebruik in het buitenland?, Rijksoverheid

MEER WETEN OVER DIT ONDERWERP?

Werkt u voor een decentrale overheid of het Rijk en hebt u een vraag over dit onderwerp? Neem dan contact op met de helpdesk van Europa decentraal:

STEL UW VRAAG

X