Welke bewaartermijn stelt de EU voor POP3 projecten?

juni 2016

Onze gemeente is bezig met de voorbereiding van projecten waarvoor financiële steun uit het plattelandsontwikkelingsprogramma (POP) aangevraagd zal worden (periode 2014-2020). Een van die voorbereidingen betreft de inrichting van onze administratieve organisatie. Wij begrepen dat er naast de algemene regels voor de ESI-fondsen, voor enkele fondsen specifieke regels voor de bewaarplicht gelden. Geldt er een zwaardere bewaarverplichting met betrekking tot POP subsidies?

Antwoord in het kort:

Ja. Er gelden specifieke eisen ten aanzien van de bewaartermijn en de bewaarwijze van documenten onder het POP.

De algemene eisen omtrent beschikbaarheid van documenten rondom Europese Structuur en Investering Fondsen (ESIF) procedures zijn vastgelegd in de Algemene Verordening 1303/2013 houdende gemeenschappelijke bepalingen inzake de ESI-fondsen. Daarnaast kunnen er nadere verplichtingen worden vastgelegd voor de specifieke ESI fondsen. Dit is voor POP het geval

Bewaartermijnen onder algemene ESIF regeling

Subsidiabele uitgaven

De bewaartermijn voor de totale subsidiabele uitgaven van een projectonderdeel betreft tenminste drie jaar (art. 140 Verordening 1303/2013). De stukken van deze uitgaven moeten dus gedurende tenminste drie jaar worden bewaard. Deze termijn gaat in op 31 december gerekend na het moment van indiening van de rekeningen door de managementautoriteit bij de Europese Commissie. In deze rekeningen moeten  de uitgaven van het project zijn opgenomen.

Totale kosten project > € 1 miljoen

Wanneer de steun voor een project meer dan €1 miljoen bedraagt, geldt er een bewaartermijn van tenminste twee jaar na de voltooiing van dit project. De termijn gaat weer in op 31 december gerekend na het moment van indiening van de rekeningen door de managementautoriteit bij de Europese Commissie. In deze rekeningen moeten de definitieve uitgaven van het afgeronde project zijn opgenomen.

Een begunstigde wordt altijd separaat door de managementautoriteit geïnformeerd over de datum waarop de bewaartermijn voor het betreffende project ingaat.

Bewaarwijze

Volgens artikel 140 lid 5 van de ESIF-verordening moeten documenten in de vorm van originelen, gewaarmerkte kopieën van originelen, of op zogenaamde ‘algemeen aanvaarde gegevensdragers’ (zoals staat omschreven in artikel 19, lid 4, Verordening 1828/2006) worden bewaard. Hieronder kan ook het digitaal bewaren van documenten worden verstaan.

Andere bewaartermijnen

Verordening 1303/2013 bevat algemene bepalingen met betrekking tot bewaartermijnen voor de structuur- en investeringsfondsen. Voor enkele specifieke fondsen geldt dat deze bewaarbepalingen ook in (nationale) regelgeving nader zijn uitgewerkt en er andere bewaartermijnen kunnen gelden. Daarnaast dienen bij de besteding van Europese subsidies altijd de Europese staatssteun- en aanbestedingsregels te worden toegepast. Op het gebied van staatssteun en aanbesteden gelden specifieke voorschriften ten aanzien van het bewaren van stukken, die af kunnen wijken van de termijnen genoemd in de Algemene verordening. Hieronder wordt verder ingegaan op de specifieke bewaartermijnen die gelden voor POP3-subsidies.

Bewaartermijnen en POP

Europees plattelandsbeleid

Het Platteland ontwikkelingsprogramma (POP) is de invulling van de mogelijkheden die het Europese Plattelandsbeleid voor Nederland biedt. Momenteel loopt de derde termijn, POP3 voor de periode 2014-2020.

Het Regiebureau POP, dat de uitvoering van het POP in Nederland aanstuurt, heeft in overleg met de provincies gekozen voor een praktische en daarmee eenduidige insteek als het gaat om bewaartermijnen voor POP3 documenten. Hierbij worden de juridisch verplichte bewaartermijnen in ieder individueel geval gerespecteerd. Hieronder wordt ingegaan op de in deze praktische oplossing gekozen bewaartermijn voor alle POP3 documenten tot 31-12-2028.

Bewaartermijnen POP3 tot 31-12-2028

Alle POP3-documenten moeten dus bewaard worden tot 31-12-2028. Waarom? Er bestaat een instandhoudingsverplichting op investeringen van vijf jaar (artikel 71 van Verordening (EU) Nr. 1303/2013) Uitbetalingen van de POP3 subsidie kunnen tot 31-12-2023 plaatsvinden. Mocht deze uitbetaling een investering betreffen, dan rust er op deze investeringen dus een instandhoudingsverplichting van vijf jaar. Daarom is gekozen voor de bewaartermijn tot 31-12-2028.

Om eenduidig te kunnen zijn in de communicatie en misverstanden te voorkomen, is er in de Modelregeling POP3 daarom gekozen om voor alle POP3 dossiers de datum van 31-12-2028 als bewaartermijn aan te houden. Zie in dat kader ook artikel 1.17, lid 1, sub h van de Modelregeling POP3.

Alle met die investering samenhangende gegevens dienen ingevolge de ESIF-Verordening en de Modelregeling POP3 bewaard te blijven.

Door:

Stijn Bijleveld, Europa decentraal

Bronnen:

Verordening 1303/2013, verordening voor gemeenschappelijke bepalingen voor de structuurfondsen, het ELFPO en het EVF.
Verordening 1306/2013 inzake de financiering, het beheer en de monitoring van het gemeenschappelijk landbouwbeleid en tot intrekking van Verordeningen
Modelregeling POP3

Meer informatie:

Eu-subsidies Europaproof, Europa decentraal
Regionaal Beleid en Structuurfondsen, Europa decentraal
Praktijkvraag over bewaarverplichtingen aanbestedingsstukken, Europa decentraal (de beantwoording van deze vraag wordt binnenkort aangepast aan het nieuwe Europese aanbestedingsregime)
Praktijkvraag: ‘Welke bewaarverplichtingen stelt Europa voor EFRO projecten in de programmaperiode 2014-2020?’, Europa decentraal

MEER WETEN OVER DIT ONDERWERP?

Werkt u voor een decentrale overheid of het Rijk en hebt u een vraag over dit onderwerp? Neem dan contact op met de helpdesk van Europa decentraal:

STEL UW VRAAG

X