Welke bewaarverplichtingen stelt Europa voor projecten in de programmaperiode 2014-2020?

december 2014

Onze gemeente is bezig met de voorbereiding van projecten waarvoor financiële steun uit  het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO) aangevraagd zal worden (periode 2014-2020). Een van die voorbereidingen betreft de inrichting van onze administratieve organisatie. Daarbij vragen wij ons het volgende af: stellen de Europese Structuurfondsenverordeningen eisen aan bewaartermijnen en de beschikbaarheid van facturen en betaalbewijzen? En zo ja: welke?

Antwoord in het kort

Ja. Er gelden specifieke eisen ten aanzien van de bewaartermijn en de bewaarwijze van documenten.

De eisen omtrent beschikbaarheid van documenten zijn vastgelegd in de Algemene Verordening 1303/2013. Dit is de Verordening over gemeenschappelijke bepalingen voor de structuur- en investeringsfondsen. Ten opzichte van de vorige fondsenperiode 2007-2013 zijn voor begunstigden met name de bewaartermijnen gewijzigd in deze vernieuwde Verordening.

Oude bewaartermijn

In de periode 2007-2013 was een bewaartermijn van drie jaar voor documenten verplicht. Dit was op basis van de toen geldende Verordening 1083/2006. De termijn van drie jaar start na afsluiting van een operationeel programma, of een gedeeltelijke afsluiting daarvan.

Nieuwe regels

Voor de nieuwe periode zijn de regels voor de bewaartermijn veranderd en gekoppeld aan de totale subsidiabele uitgaven van een project. Dit is opgenomen in artikel 140 van de Algemene Verordening 1303/2013.

Drie jaar

Indien deze totale subsidiabele uitgaven minder dan € 1 miljoen bedragen, moeten de stukken van uitgaven gedurende drie jaar worden bewaard. De termijn geldt vanaf 31 december na het moment van indiening van de rekeningen, door de managementautoriteit bij de Europese Commissie, waarin desbetreffende uitgaven van het project zijn opgenomen.

Een managementautoriteit kan echter besluiten om onderstaande bewaartermijn van twee jaar toe te passen.

Twee jaar

Voor alle andere projecten geldt een bewaartermijn van twee jaar vanaf 31 december na het moment van indiening van de rekeningen, door de managementautoriteit bij de Europese Commissie, waarin de definitieve uitgaven van het afgeronde project zijn opgenomen.

Een begunstigde wordt altijd door de managementautoriteit geïnformeerd over de datum waarop de bewaartermijn voor het betreffende project ingaat.

Bewaarwijze

Documenten moeten in de vorm van originelen, gewaarmerkte kopieën van originelen, of op ‘algemeen aanvaarde gegevensdragers’. worden bewaard. Dit staat in artikel 140 lid 5 van de Algemene Verordening. Hieronder kan ook het digitaal bewaren van documenten worden verstaan.

Elektronische vorm

Bestaan de documenten uitsluitend in elektronische vorm? Dan moeten de computersystemen beantwoorden aan bepaalde aanvaarde beveiligingsnormen. Die moeten garanderen dat de bewaarde documenten aan de nationale wettelijke eisen voldoen en dat er voor auditdoeleinden op kan worden vertrouwd.

Algemeen aanvaarde gegevensdragers

De bijlage bij de Nederlandse Uitvoeringsregeling EFRO programmaperiode 2014-2020, gepubliceerd op 24 november 2014, bepaalt dat bij EFRO-projecten ten minste de volgende digitale gegevensdragers als bewijsstukken worden geaccepteerd:

–       Fotokopieën van originelen
–       Microfiches van originelen
–       Elektronische versies van originelen
–       Alleen in elektronische vorm bestaande documenten

In deze Uitvoeringsregeling zijn verder procedures vastgelegd voor het converteren van originelen naar deze digitale gegevensdragers. Daarnaast zijn procedures opgenomen voor het bewaren van uitsluitend in elektronische versie bestaande stukken. Een voorbeeld hiervan is een digitale urenadministratie.

Andere bewaartermijnen

Verordening 1303/2013 bevat algemene bepalingen met betrekking tot de structuur- en investeringsfondsen. Voor enkele fondsen geldt dat deze bepalingen in nationale regelgeving nader zijn uitgewerkt en er dus andere (langere) bewaartermijnen kunnen gelden. Daarnaast dienen bij de besteding van Europese subsidies altijd de Europese staatssteun- en aanbestedingsregels te worden toegepast. Op het gebied van staatssteun en aanbesteden gelden specifieke voorschriften ten aanzien van het bewaren van stukken, die af kunnen wijken van de termijnen genoemd in de Algemene verordening.

Door:

Marjolijn Lindeman, Europa decentraal

Meer informatie:

Algemene verordening 1303/2013 (gemeenschappelijke bepalingen inzake ESF, EFRO, Cohesiefonds, ELFPO en EFMZV)
Uitvoeringsregeling EFRO programmaperiode 2014-2020 (uitvoeringsregels inzake financiële bijdragen uit EFRO)
Regionaal Beleid en Structuurfondsen, Europa decentraal
Praktijkvraag over bewaarverplichtingen aanbestedingsstukken, Europa decentraal

Meer weten over dit onderwerp?

Werkt u voor een decentrale overheid of het Rijk en hebt u een vraag over dit onderwerp? Neem dan contact op met de helpdesk van Europa decentraal:

STEL UW VRAAG