Welke Europese verplichtingen gelden bij elektronisch aanbesteden?

januari 2017

De Europese Aanbestedingsrichtlijnen uit 2014 en de implementatie daarvan in de Nederlandse Aanbestedingswet in 2016 verplichten ons als waterschap om vanaf juli 2017 volledig elektronisch aan te besteden. Wat houden deze elektronische aanbestedingsverplichtingen concreet in en aan welke (Europese) verplichtingen moeten decentrale overheden hierbij exact voldoen?

Antwoord in het kort:

Elektronisch aanbesteden vergroot de mogelijkheden voor ondernemers om deel te nemen aan (online) aanbestedingsprocedures in de hele interne markt. Richtlijn 2014/24 helpt  lidstaten om de verandering naar elektronische aanbestedingen te bereiken.

De elektronische aanbestedingsverplichting houdt in dat de communicatie en informatie-uitwisseling tussen een aanbestedende dienst en een ondernemer plaats vindt met behulp van elektronische middelen (art. 22 richtlijn 2014/24 en art. 2.52a Aanbestedingswet). Uit overweging 52 van richtlijn 2014/24 blijkt dat aanbestedende diensten verplicht zijn de verzending van aankondigingen in elektronische vorm te doen, dat zij moeten zorgen voor de elektronische beschikbaarheid van de aanbestedingsdocumenten (zie ook art. 53 richtlijn 2014/24) en dat tot slot ook moet worden gezorgd voor volledig elektronische communicatie.

Aanbestedingswet

In Nederland is de verplichting om volledig elektronisch aan te besteden vastgesteld op 1 juli 2017 in de Aanbestedingswet. Richtlijn 2014/24 biedt de mogelijkheid om de toepassing van het volledig elektronisch aanbesteden uit te stellen tot 18 oktober 2018. Maar Nederland heeft beperkt gebruik gemaakt van deze uitstelperiode. Dit betekent dat aanbestedingsplichtige partijen, waaronder ook het waterschap, vanaf 1 juli 2017 de communicatie tussen hen en een ondernemer met betrekking tot een aanbesteding via elektronische middelen moeten laten verlopen.

Elektronische aanbesteden in de aanbestedingsrichtlijn

Richtlijn 2014/24 stelt in art. 22 en 53 verplichtingen rondom elektronisch aanbesteden en de elektronische beschikbaarheid van aanbestedingsstukken. Daarnaast beschrijft de richtlijn een aantal bruikbare technieken en instrumenten voor elektronisch aanbesteden, zoals raamovereenkomsten (art. 33), het dynamisch aankoopsysteem (art. 34), elektronische veilingen (art. 35), elektronische catalogi (art. 36) en aankoopcentrales (art. 37). Overwegingen 52 tot en met 71 bij richtlijn 2014/24 geven nadere achtergrondinformatie hierbij.

Gebruik van elektronische communicatiemiddelen

Aanbestedende diensten moeten volgens art. 22 lid 1 richtlijn 2014/24 in aanbestedingsprocedures elektronische communicatiemiddelen gebruiken die niet discriminerend, algemeen beschikbaar en interoperabel met algemeen gebruikelijke ICT zijn. Zij mogen de toegang van ondernemers tot de aanbestedingsprocedure niet beperken. Art. 22 somt de voorwaarden op waaraan de elektronische communicatie bij een aanbesteding moet  voldoen:

Voor meer informatie over het gebruik van elektronische communicatiemiddelen en artikel 22 van de richtlijn verwijzen wij u ook naar onze notitie over de nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijnen, vanaf pagina 28.

UITZONDERING: NIET VERPLICHT GEBRUIK ELEKTRONISCHE COMMUNICATIEMIDDELEN

In de richtlijn wordt echter wel erkend dat het gebruik van elektronische communicatiemiddelen onwenselijk is, indien voor dat gebruik niet algemeen beschikbare gespecialiseerde tools of bestandsformaten nodig zijn. Het is ook onwenselijk,  indien de communicatie alleen met behulp van gespecialiseerde kantooruitrusting kan plaatsvinden. Om deze reden zijn in art. 22 lid 1 richtlijn 2014/24 vier specifieke situaties  beschreven waarbij kan worden afgeweken van bovengenoemde verplichtingen:

Verkorting termijnen bij elektronisch aanbesteden

Onder richtlijn 2014/24 wordt de elektronische vorm de standaardvorm voor de mededeling en uitwisseling van informatie in aanbestedingsprocedures. Het gebruik van elektronische middelen kan leiden tot tijdsbesparing bij aanbestedingsprocedures. Om dit verder te stimuleren verkort de richtlijn bij het gebruik van elektronische middelen de minimumtermijnen voor ontvangst van inschrijvingen, op voorwaarde dat de inschrijving overeenkomstig art. 22 van richtlijn 2014/24 langs elektronische weg wordt ingediend (art. 27 richtlijn 2014/24).

PIANOo heeft in dit kader een handzaam factsheet uitgebracht dat een overzicht geeft voor de geldende termijnen in de Aanbestedingswet 2012 voor de verschillende procedures, inclusief mogelijke verkorting van termijnen bij elektronisch aanbesteden.

E-Factureren

Naast het e-aanbesteden krijgen overheden wegens de wens tot verdere digitalisering van de Europese interne markt tijdens de uitvoering van opdrachten ook te maken met andere elektronische verplichtingen, zoals de verplichting tot e-facturatie.

In richtlijn 2014/55 is een Europese standaard voor e-facturen opgenomen waarmee de onderlinge uitwisseling en communicatie tussen de huidige verschillende nationale aanbestedingssystemen in lidstaten wordt bevorderd. Hierdoor moet er een einde komen aan de rechtsonzekerheid, buitensporige complexiteit en extra exploitatiekosten voor de marktdeelnemers. Rechtsoverweging 35 en art. 3 van de richtlijn stellen Europese normen voor e-facturen en bepalen overheden verplicht e-facturen te accepteren. Op 27 november 2018 zullen overheden verplicht zijn e-facturen van ondernemers te accepteren (art. 11 richtlijn). U vindt hier meer informatie over e-factureren.

Tenderned: elektronisch publiceren van aankondigingen

Tot slot is in de Aanbestedingswet (art. 1.18) bepaald dat Nederlandse overheden aankondigingen van Europees aanbestedingsplichtige opdrachten (elektronisch) moeten publiceren via TenderNed. Dit Nederlandse online-aanbestedingssysteem is bedoeld voor alle Nederlandse overheids- en publiekrechtelijke instellingen die een aanbestedingsplicht hebben of ondernemingen die overheidsopdrachten willen uitvoeren. De op TenderNed gepubliceerde Europese opdrachten worden vervolgens automatisch op het Europese aanbestedingsplatform Tenders Electronic Daily (TED) geplaatst.

In beginsel is een aankondiging voor een aanbesteding onder de Europese drempelwaarden niet verplicht. Indien de aanbestedende dienst, in dit geval het waterschap, er toch voor kiest om een dergelijke nationale aanbesteding aan te kondigen, dan moet gebruik worden gemaakt Tenderned.

Door:

Stijn Bijleveld en Madeleine Heitmeijer-Broersen, Europa decentraal

Meer informatie:

Richtlijn 2014/24/EU
Aanbestedingen, Europa decentraal
E-aanbesteden, Europa decentraal
E-factureren, Europa decentraal
Informatiemaatschappij, Europa decentraal
Aanbestedingswet
Notitie nieuwe aanbestedingsrichtlijnen (juni 2016), Europa decentraal
TenderNed

Meer weten over dit onderwerp?

Werkt u voor een decentrale overheid of het Rijk en hebt u een vraag over dit onderwerp? Neem dan contact op met de helpdesk van Europa decentraal:

STEL UW VRAAG