VSG formuleert gouden regels voor aanbesteden sportvoorzieningen

16 juli 2018Aanbesteden

De werkgroep Sportief aanbesteden van de Vereniging Sport en Gemeenten (VSG) publiceerde onlangs het document Sportief aanbesteden. Dit document bevat ‘gouden regels’ voor gemeenten en aanbieders bij het aanbesteden en inkopen van de bouw en inrichting van sportvoorzieningen. De regels kunnen worden gebruikt bij het vormgeven van een aanbestedingsprocedure en exploitatiemodel.

Sportief aanbesteden

Gemeenten spelen een belangrijke rol bij het realiseren van sportvoorzieningen, zo stelt de VSG vast. In aanbestedingsprocedures wordt het belang van die rol duidelijk. Het succesvol doorlopen van het aanbestedingsproces is volgens de VSG mede afhankelijk van de mate van ervaring met en kennis van het (Europese) aanbestedingsrecht, ongeschreven regels, maatschappelijke ontwikkelingen en de wensen van de markt. Het document Sportief aanbesteden moet bijdragen aan de opbouw van die kennis.

In 2016 is de Aanbestedingswet gewijzigd ter implementatie van de nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijnen. De uitvoering daarvan leidt nog steeds tot vragen in de decentrale aanbestedingspraktijk. Daarnaast zijn er afgelopen maart gemeenteraadsverkiezingen geweest. Het document is daarom zowel bedoeld voor ervaren opdrachtgevers als voor nieuwe bestuurders die  (wellicht voor het eerst) met aanbestedingsprocedures in aanraking komen.

Gouden regels

De werkgroep Sportief aanbesteden heeft met input van zowel aanbestedende als uitvoerende partijen de volgende ‘gouden regels’ opgesteld, die in het document nader worden uitgewerkt:

  1. Bepaal wat je werkelijk wilt bereiken met de inkoop of aanbesteding

Opdrachtgevers zouden moeten focussen op een bruikbaar resultaat en niet slechts op het (zo goedkoop mogelijk) realiseren van een project.

  1. Stel de juiste vraag

Opdrachtgevers moeten goed onder woorden kunnen brengen wat hun wensen en ambities zijn.

  1. Houd consequent de gekozen route aan

Voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure moeten opdrachtgevers bewust voor een bepaalde route kiezen en zich daar tijdens het aanbestedingsproces aan houden.

  1. Bied een gezonde businesscase aan

Het is belangrijk om als opdrachtgever een uitvraag te doen die is gebaseerd op financieel gezonde uitgangspunten, zodat een aanbieder een goed haalbaarheidsonderzoek kan doen.

  1. Vraag een uitwerking van de aanbieding die in tijd en kosten in verhouding staat tot de uitvraag

Opdrachtgevers moeten ervan bewust zijn dat het opgevraagde ontwerp de aanbieder veel tijd en geld kost.

  1. Leg het risico bij de partij die dit het beste kan beheersen

Opdrachtgevers leggen de risico’s rond het realiseren van een sportvoorziening vaak onterecht bij de betrokken marktpartijen.

  1. Borg een goed resultaat

In het aanbestedingsdocument of in het vraagspecificatieproces moeten niet alleen de eisen en wensen worden geborgd, maar ook de wijze van monitoring.

  1. Geef aanbieders tijd en gelegenheid de uitvraag te analyseren

Opdrachtgevers moeten zorgen voor voldoende dialoogronden waarin de aanbieder de agenda kan bepalen op basis van diens analyse van de uitvraag.

Deze regels zijn afgestemd op en een uitwerking van de actieagenda Beter Aanbesteden, die eerder dit jaar werd gepresenteerd. Deze publicatie bevat aanbevelingen en concrete acties om de aanbestedingspraktijk van de overheid te verbeteren. Ook verwijzen de in het document uitgewerkte regels naar de Gids Proportionaliteit, die handvatten biedt voor de manier waarop in aanbestedingen om moet worden gegaan met het begrip ‘proportionaliteit’.

Het document bevat verder een uitleg van de MFA Start-up Tool van Kenniscentrum Sport, een hulpmiddel voor het opstarten van multifunctionele accommodaties, en een handzaam overzicht van bedrijven die sportaccommodaties kunnen bouwen, inrichten of exploiteren.

Aanvullingen

Aan het document Sportief aanbesteden zullen de komende tijd themasheets worden toegevoegd die dieper ingaan op trends of algemene ontwikkeling in aanbestedingen. Daarbij moet worden gedacht aan duurzaam inkopen, circulair bouwen en aanbesteden op maatschappelijke waarden.

Door:

Chris Koedooder, Europa decentraal

Bron:

Sportief aanbesteden, Vereniging Sport en Gemeenten

Meer informatie:

Vereniging Sport en Gemeenten
Sportief aanbesteden – Gouden regels voor gemeenten en aanbieders, Vereniging Sport en Gemeenten
Aanbestedingen, Europa decentraal
Gids Proportionaliteit – 1e herziening, Rijksoverheid
Actieagenda Beter Aanbesteden, Rijksoverheid
Staatssecretaris Mona Keijzer neemt actieagenda Beter Aanbesteden in ontvangst, nieuwsbericht Europa decentraal