Met haar nieuwe werkprogramma belooft de Europese Commissie simplificering van de administratieve taken voor bedrijven. Deze beleidskeuze volgt de aanbeveling uit het Draghi-rapport, waarin de noodzaak voor versimpeling van bureaucratie genoemd wordt als essentieel om de Europese sociale markteconomie slagkrachtiger en onafhankelijker te maken. Zowel bedrijven als burgers raken verstrikt in de vele procedures en documenten waar ze mee te maken krijgen zodra ze een grensoverschrijdende activiteit verrichten. Met het Once-Only Technical System (OOTS) wil de Commissie (grensoverschrijdende) administratieve lasten verminderen.
Once-only principe
Het OOTS is een systeem om geautomatiseerd gegevens van authentieke bestanden op te vragen en uit te wisselen tussen uitgevende overheden, ontvangende overheden en verzoekende bedrijven en burgers. Zoals de naam al suggereert, is het OOTS gebaseerd op het zogenaamde once-only of eenmaligheidsprincipe. In de EU mogen overheden namelijk burgers en bedrijven niet verplichten om méér dan eenmalig bewijzen voor bepaalde feitelijke situaties te overhandigen. Het bewijs omvat documenten en informatie die feiten ondersteunen en/of nodig zijn voor personen om hun rechten en verplichtingen met betrekkingen tot de interne markt uit te oefenen. In de praktijk kan het gaan om geboorteaktes, vergunningen voor bedrijven of licenties.
Juridisch kader
Het OOTS is vastgelegd in een zogenaamde uitvoeringsverordening. Dit is een bundel regels die de Europese Commissie mag vaststellen om eerder gemaakte wetgeving verder uit te diepen. De Commissie mag een uitvoeringsverordening opstellen als de bestaande wetgeving dit aangeeft. Hierin worden dan ook direct de kaders uitgezet waarbinnen de Commissie de nieuwe regels kan maken.
De uitvoeringsverordening die het OOTS opzet, is gebaseerd op de Single Digital Gateway-verordening (SDGV). Deze Verordening heeft als doel overheidsdiensten toegankelijker en veiliger te maken door Europa breed alle digitale overheidsdienstverlening op één website te verzamelen.
In artikel 14 van de SDGV is bepaald dat de Commissie een uitvoeringsverordening mocht opstellen om een technisch systeem op te zetten waarmee ‘bewijs’ (zoals hierboven gedefinieerd) is uit te wisselen. De uitvoeringsverordening moest de technische en operationele eisen voor het systeem bepalen. Het resultaat is de Uitvoeringsverordening die het OOTS opzet.
OOTS
De uitvoeringsverordening verplicht de Commissie om de lidstaten samen te brengen en ervoor te zorgen dat de correcte instanties opgenomen worden in het adresboek van het OOTS. Daarnaast ondersteunt de Commissie het opzetten van een ‘bewijsbemiddelaar’. Dit is een dienst waarmee aanvragers kunnen bepalen aan welke eisen bewijs moet voldoen voor procedures in andere lidstaten.
De lidstaten moeten zelf zorgen dat de benodigde organisaties aansluiten op het Europese uitwisselingssysteem. In Nederland is het maken van dit systeem uitbesteed aan het bedrijf RINIS. Zij ontwikkelen een systeem waarmee instanties informatie kunnen uitwisselen en op de hoogte worden gesteld van nieuwe bewijsverzoeken.
Door vertraging bij de EU werkt het OOTS nog niet EU-breed. Wel werkt het inmiddels tussen Nederland en Duitsland. Met de komst van de nieuwe Commissie, die juist dit soort procedures wil versimpelen, zal er kracht bijgezet worden om het OOTS en SDGV beter en volledig te implementeren.
Decentrale relevantie
Artikel 14 van de SDGV verwijst naar de lijst met procedures in Bijlage 2 van de SDG-Verordening en naar de procedures uit Richtlijn voor de erkenning van beroepskwalificaties, de Dienstenrichtlijn, de Aanbestedingsrichtlijn en Speciale-sectorrichtlijn. Bijlage 2 definieert 21 relevante procedures om samen te voegen onder het OOTS. Voornaamste voorbeelden met decentrale relevantie hiervan zijn:
- Aanvraag van een bewijs van registratie van geboorte.
- Aanvraag van een bewijs van inschrijving op huidig adres.
- Registreren van adreswijziging.
De VNG heeft voor gemeenten in 2024 een Startpakket Implementatie Single Digital Gateway Annex 2 gelanceerd om gemeenten te ondersteunen in het implementeren van de SDG.
Bronnen
Stichting RINIS, kickstart OOTS
BnC SDG, Officiële pagina van het OOTS
Europese Commissie, versimpeling in het Werkplan (in Engels)
