Onze gemeente is bezig met het verbeteren van de digitale dienstverlening. We zijn daarom ook onze digitale beschrijvingen in de productencatalogus (het systeem Samenwerkende Catalogi) aan het aanpassen. Stelt de Dienstenrichtlijn eisen aan productbeschrijvingen en zo ja, wat voor eisen?
Antwoord in het kort
Ja, de Dienstenrichtlijn stelt eisen aan productbeschrijvingen. De productbeschrijvingen die onder de Dienstenrichtlijn vallen moeten in ieder geval het volgende bevatten: een ondernemersvriendelijke uitleg van de regelgeving; de mogelijkheid om bijbehorende procedures digitaal via het dienstenloket aan te vragen; en de letterlijke tekst van de regelgeving. Deze informatie moet actueel, duidelijk en ondubbelzinnig zijn en zowel voor Nederlandse als buitenlandse dienstverleners beschikbaar zijn.
Dienstenloket
De Dienstenrichtlijn stelt verplicht dat elke lidstaat een centraal digitaal loket heeft waar zowel Nederlandse als buitenlandse dienstverleners terecht kunnen voor informatie en het aanvragen van vergunningen. Deze eis is ook opgenomen in de Dienstenwet. In Nederland vervult het Ondernemersplein deze functie en kunnen dienstverleners gebruik maken van de Berichtenbox voor bedrijven voor het aanvragen en afhandelen van de benodigde vergunningen. Alle (decentrale) overheden hebben vastgesteld welke vergunningstelsels en eisen onder de Dienstenrichtlijn vallen. Deze producten moeten gelinkt zijn aan het dienstenloket en dus voldoen aan de daaraan gestelde eisen. Het dienstenloket vervult drie functies die hieronder verder toegelicht zullen worden met betrekking tot de productbeschrijvingen.
1. Het toegankelijk maken van informatie
De eerste functie die het dienstenloket, en daarmee de productbeschrijvingen van de decentrale overheden, moet vervullen is het bieden van informatie voor dienstverleners en -afnemers. Artikel 8 Dienstenwet geeft een opsomming van de informatie die via het Dienstenloket toegankelijk moet worden gemaakt. Dit betreft:
-De eisen of vergunningstelsels waarbij de bevoegde instantie is betrokken en haar naam en adresgegevens;
– De rechtsmiddelen die algemeen voorhanden zijn voor het beslechten van geschillen tussen haar en een dienstverlener/afnemer of tussen een dienstverlener en een afnemer over eisen en vergunningstelsels waarbij zij is betrokken;
– De middelen en voorwaarden om toegang te krijgen tot een openbaar register of een openbare databank met gegevens over dienstverleners en diensten, voor zover die instantie daarbij betrokken is.
Al deze informatie moet actueel, duidelijk en ondubbelzinnig zijn (art. 9 Dienstenwet). Doordat een gemeente is aangesloten op het systeem ‘Samenwerkende Catalogi’ zijn haar productbeschrijvingen automatisch gekoppeld aan de website van het dienstenloket. De gemeente is verantwoordelijk om te checken of de informatie ook echt goed vindbaar is en aan deze eisen voldoet.
2. Het op verzoek verlenen van bijstand
Naast het vormen van een centraal informatiepunt is het dienstenloket ook de plek waar dienstverleners en -afnemers terecht kunnen voor bijstand vanuit de decentrale overheden (art. 7 lid 2 Dienstenrichtlijn en art. 12 en 25 Dienstenwet). Deze bijstand is gericht op het geven van algemene informatie over de wijze waarop eisen (en vergunningstelsels) van decentrale overheden doorgaans worden uitgelegd en toegepast. Ook deze informatie moet actueel, duidelijk en ondubbelzinnig zijn.
Omwille van de toegankelijkheid is het daarnaast van belang dat de productbeschrijving de mogelijkheid noemt om te communiceren via de Berichtenbox voor bedrijven.
3. Het afwikkelen van procedures en formaliteiten
Tot slot moet het dienstenloket de mogelijkheid bieden om digitaal transacties te doen. Dit houdt in dat decentrale overheden het mogelijk moeten maken dat dienstverleners alle (vergunning)procedures en formaliteiten op afstand en elektronisch via het Dienstenloket met hen kunnen afwikkelen (art. 6 en 8 Dienstenrichtlijn en art. 13 t/m 16 Dienstenwet). Het gaat er hierbij om dat een dienstverlener de administratieve stappen die nodig zijn om aan een eis te voldoen of een vergunning te verkrijgen, elektronisch moet kunnen doorlopen.
In Nederland vervult de Berichtenbox deze transactiefunctie. De productbeschrijving dient daarom uitleg te bevatten over het recht om te communiceren via het Dienstenloket met de daarbij behorende link naar de Berichtenbox. Bij het digitale aanvraagformulier moet een invulveld aanwezig zijn om de eigen Berichtenboxnaam in te vullen zodat het e-mailcontact automatisch via de Berichtenbox kan verlopen.
Bij digitale dienstverlening is vaak sprake van een formulier in pdf formaat. Dit bestand moet downloadbaar zijn en een instructie bevatten over hoe dit formulier als bijlage met de Berichtenbox verstuurd kan worden. Hierbij is het van belang dat het formulier ook te gebruiken is door een buitenlandse ondernemer. Daarvoor is het bijvoorbeeld van belang dat de postcode, het adres en het telefoonnummer niet alleen in het Nederlandse format ingevuld kunnen worden. Let er ook op dat geen gebruik wordt gemaakt van inschrijvingsnummer bij de Nederlandse KvK of DigiD, want die heeft een (buitenlandse) ondernemer niet.
Meer informatie:
Centraal loket, Kenniscentrum Europa Decentraal
Dienstenrichtlijn: Procedures, Kenniscentrum Europa Decentraal
Checklist- Voldoen aan de Dienstenwet, digitale overheid
