Wat is e-Factureren?

oktober 2013

Wij lazen dat in het nieuwe ontwerp voorstel over e-Factureren van de Europese Commissie decentrale overheden in staat moeten zijn om elektronisch te factureren. Onze gemeente heeft nog geen ervaring met e-Factureren. Is e-Factureren hetzelfde als een factuur in een PDF bestand? En aan welke eisen en voorwaarden moet een e-Factuur voldoen?

Antwoord in het kort

Nee, e-Factureren is niet hetzelfde als het versturen van een factuur via een PDF bestand. E-Factureren is het elektronisch verzenden, ontvangen en verwerken van facturen, ter vervanging van papiermatig factureren. E-Factureren wordt vaak ten onrechte verward met een factuur in PDF-formaat. Het verschil is dat een elektronische factuur automatisch kan worden ingelezen en verwerkt door het facturatieprogramma van de ontvanger, terwijl dit bij een PDF bestand niet kan.

Waarom e-Factureren?

E-Factureren biedt een hoop voordelen. Het bespaart tijd en geld, de kans op fouten is kleiner en rekeningen worden sneller betaald. Daarnaast is het ook goed voor het milieu, omdat het papier bespaart.

Ontwerprichtlijn

In de nabije toekomst moeten decentrale overheden in staat zijn om te e-factureren. Dit volgt uit een Commissie voorstel van 26 juni 2013.

Norm

Er bestaat geen wereldwijd of Europees gehanteerde norm voor e-Facturering. Er zijn verschillen in wat betreft de gegevens- en gebruiksvoorschriften en er zijn zeer uiteenlopende benaderingen van de uitvoering van e-Factureren. Er zijn geen specifieke eisen waaraan e-Facturen moeten voldoen. Wel bevat de richtlijn de volgende minimumeisen waaraan zowel schriftelijke als e-Facturen moeten voldoen.

Minimumeisen

In facturen moet ten minste worden opgenomen:

– De datum van uitreiking;
– De identiteit van de belastingplichtige;
– De aard van de geleverde goederen of diensten;
– Het te betalen btw-bedrag of de gegevens aan de hand waarvan dat bedrag kan worden berekend. Dit laatste geldt in zijn algemeenheid voor facturen.

Voorwaarden model normen

In de ontwerprichtlijn is opgenomen dat de Commissie een Europese norm zal laten opstellen waarmee de onderlinge uitwisseling en communicatie tussen de huidige, verschillende, nationale aanbestedingssystemen in de lidstaten wordt bevorderd. Deze normen worden vervat in een model. Het model moet binnen drie jaar opgesteld zijn en moet ten minste aan de volgende voorwaarden voldoen:

– De standaard voor e-Facturen moet technologisch neutraal zijn;
– Rekening houden met de bescherming van persoonsgegevens;
– Het model mag geen effect hebben op de bepalingen van Richtlijn 2006/112/EG betreffende het gemeenschappelijk btw stelsel.

Meer informatie:

E-Factureren, Informatiemaatschappij, Europa decentraal
Europese Commissie, over e-Factureren
Ontwerp Richtlijn e-Factureren
Richtlijn 2010/45/EU, betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde wat de factureringsregels betreft

Meer weten over dit onderwerp?

Werkt u voor een decentrale overheid of het Rijk en hebt u een vraag over dit onderwerp? Neem dan contact op met de helpdesk van Europa decentraal:

STEL UW VRAAG