E-aanbesteden helpt bedrijven bij inschrijven op aanbestedingen en kan zo meer concurrentie opleveren. Voor zowel aanbestedende diensten als inschrijvende ondernemers leidt e-aanbesteden tot minder administratieve lasten, meer transparantie, eenvoudigere en efficiëntere procedures. Ten slotte bespaart het gedigitaliseerde proces veel papier.
Verplichting tot e-aanbesteden
De Aanbestedingsrichtlijnen (2014/23, 2014/24 en 2014/25) geven vergaande verplichtingen met betrekking tot e-aanbesteden. Zo zijn decentrale overheden verplicht om de communicatie in alle fasen van de aanbestedingsprocedure elektronisch te laten verlopen. Dit geldt ook voor het verzenden van verzoeken om deelneming en de verzending van inschrijvingen via elektronische indiening.
Artikel 1.18 van de Aanbestedingswet 2012 verplicht aanbestedende diensten bovendien om alle Europese aanbestedingen via TenderNed elektronisch aan te kondigen. Ook voor nationale aanbestedingen met een voorafgaande aankondiging moeten aanbestedende diensten de opdracht vooraf aankondigen op TenderNed. Dit heeft als doel om alle openbare aanbestedingen op één plaats te verzamelen en daarmee de vindbaarheid te verhogen voor potentiële inschrijvers.
E-factureren bij aanbestedingen
Bij e-aanbesteden gelden ook regels voor e-factureren. Dit gaat om het elektronisch versturen en ontvangen van facturen. Een e-factuur wordt vaak verward met een PDF-factuur die via de e-mail wordt ontvangen. Het verschil is dat een e-factuur automatisch kan worden ingelezen en verwerkt door het factureringssysteem van de ontvanger, terwijl dit bij een PDF-bestand niet kan. Op grond van de Richtlijn inzake elektronische facturering (2014/55) moeten decentrale overheden in Nederland sinds 2019 hun facturen voor de uitvoering van overheidsopdrachten elektronisch afhandelen.
De Richtlijn nam hiervoor een Europese standaard voor e-facturen op waarmee de onderlinge uitwisseling en communicatie tussen de huidige verschillende nationale aanbestedingssystemen in lidstaten wordt bevorderd. Artikel 3 geeft aan dat de Europese Commissie aan normalisatie-organisaties zal verzoeken om te zoeken naar een Europese norm voor elektronische facturering. In Nederland heeft de NEN-Normcommissie ‘Elektronisch factureren’ NEN-EN 16931 opgesteld. Hierdoor moet een einde komen aan de rechtsonzekerheid, buitensporige complexiteit en extra exploitatiekosten voor de marktdeelnemers.
Artikel 6 Richtlijn 2014/55 bevat de lijst met onder andere verplichte kernelementen voor e-facturen
-
Verplichte kernelementen voor e-facturen
- a) proces- en factuurkenmerken;
- b) de factuurperiode;
- c) informatie over de verkoper;
- d) informatie over de koper;
- e) informatie over de begunstigde van de betaling;
- f) informatie over de fiscaal vertegenwoordiger van de verkoper;
- g) een verwijzing naar de overeenkomst;
- h) leveringsdetails;
- i) betalingsinstructies;
- j) informatie over kortingen of toeslagen;
- k) informatie over de factuurregel;
- l) totalen op de factuur;
- m) de uitsplitsing van de btw.
Richtlijn BTW- en factureringsregels en de AVG
De Richtlijn voor e-facturering verwijst naar de Richtlijn over btw- en factureringsregels (Richtlijn 2006/112, zoals gewijzigd bij Richtlijn 2010/45) over btw- en factureringsregels vastgesteld. Deze stelt de btw voor elektronische facturen gelijk aan die van papieren facturen. Verder verwijst de Richtlijn naar het Europeesrechtelijk gereguleerde regime voor de bescherming van persoonsgegevens. De persoonsgegevens verkregen voor elektronische facturering mogen volgens artikel 8 van Richtlijn 2014/55 dan ook uitsluitend voor het doel van e-facturering of daarmee vergelijkbare doelen gebruikt worden.
