Marktconsultatie
Kernvraag: Hoe komt de aanbestedende dienst, gebruikmakend van de expertise die in “de markt” aanwezig is, aan (meer) informatie vóórdat deze een aanbestedingsprocedure start?
Aanbestedende diensten kunnen de markt betrekken bij het vormgeven van een overheidsopdracht. Dit kan de aanbestedende dienst bijvoorbeeld doen door:
- een externe deskundige in te schakelen die een oplossing voor het probleem vindt en helpt bij het specificeren van de opdracht;
- een marktconsultatie te houden waarbij geïnteresseerde partijen worden uitgenodigd om mee te denken met de opgave waarvoor de aanbestedende dienst staat. Een marktconsultatie kan verschillende doelen hebben: van het in meer oriënterende zin halen van informatie uit de markt om meer strategische keuzes te maken, tot bijvoorbeeld het toetsen van concrete voornemens die de aanbestedende dienst heeft als het gaat om de invulling van aanbestedingsstukken.
Voor beide instrumenten is het van belang dat de aanbestedende dienst er zorg voor draagt dat de betrokken partijen door hun betrokkenheid rondom een eventuele aanbesteding niet over meer informatie beschikken dan niet-betrokken partijen. Het gelijke speelveld dient ook in de voorbereiding van een aanbesteding bewaakt te worden.
Meer informatie over beide instrumenten en de maatregelen die de aanbestedende dienst moet nemen vindt u op de pagina Marktconsultatie.
Raamovereenkomst
Kernvraag: Hoe gaat een aanbestedende dienst om met opdrachten die zij regelmatig onder dezelfde of vergelijkbare voorwaarden plaatst?
Wanneer een aanbestedende dienst een opdracht regelmatig onder dezelfde of vergelijkbare voorwaarden plaatst, kan zij een raamovereenkomst sluiten met één of meer opdrachtnemers. Raamovereenkomsten kennen een andere definitie dan overheidsopdrachten. Wel gelden de procedurevoorschriften voor het plaatsen van een (klassieke) overheidsopdracht ook voor raamovereenkomsten (artikel 33 Richtlijn 2014/24). Er zijn ten aanzien van het aantal opdrachtnemers twee soorten raamovereenkomsten:
- Een raamovereenkomst met één onderneming waarbij de betrokken ondernemer bij een daadwerkelijke behoefte van de aanbestedende dienst moet leveren volgens de voorwaarden in de raamovereenkomst;
- Een raamovereenkomst met meerdere ondernemingen waarbij de aanbestedende dienst op twee manieren kan gunnen:
- aan één van de ondernemers die is aangewezen volgens objectieve criteria en op grond van de reeds vastgestelde contractvoorwaarden (artikel 33 lid 4 sub a en artikel 2.143 lid 1 sub a Aanbestedingswet 2012);
- door een specifiek contract voor de uitvoering van werken, leveringen of diensten na een mini-gunningsprocedure tussen de ondernemers die partij zijn bij de raamovereenkomst (artikel 33 lid 4 sub b en lid 5, artikel 2.143 lid 1 sub b en 2.143 lid 3 Aanbestedingswet 2012).
Meer informatie over raamovereenkomsten vindt u op de pagina Raamovereenkomst.
Splitsen en clusteren
Het afbakenen van een overheidsopdracht gaat niet zonder zorgen. Zowel aan het splitsen, als aan het samenvoegen van opdrachten zijn verschillende strenge regels gesteld.
Splitsen
Kernvraag: Kan de aanbestedende dienst de overheidsopdracht in kleinere opdrachten splitsen?
Het al dan niet splitsen van een opdracht is aan strenge voorwaarden verbonden. Eén overheidsopdracht mag in verschillende, kleinere onderdelen (percelen), worden opgedeeld en aan verschillende partijen worden gegund. De opdracht mag echter niet gesplitst worden met het doel om zo onder de Europese aanbestedingsdrempels en de Europese aanbestedingsplicht uit te komen (artikel 5 lid 3 Richtlijn 2014/24 en artikel 2.14 Aanbestedingswet 2012) maar opdrachten mogen ook niet onnodig worden samengevoegd.
Clusteren
Kernvraag: Mag de aanbestedende dienst meerdere opdrachten samenvoegen tot één opdracht?
De aanbestedende dienst kan meerdere opdrachten samenvoegen tot één opdracht. Daarnaast kan de aanbestedende dienst, met andere aanbestedende diensten die dezelfde opdracht ook willen aanbesteden, deze opdracht op de markt zetten als één geclusterde opdracht. Samenvoegen kan nuttig zijn om een betere invulling te geven aan de inkoopbehoefte van een of meerdere aanbestedende diensten. Aanbestedende diensten moeten hun keuze om een opdracht samen te voegen wel goed motiveren (artikel 1.5 lid 1 Aanbestedingswet 2012).
Meer informatie over het samenvoegen en splitsen van een overheidsopdracht vindt u op de pagina Splitsen en clusteren.
Percelen
Wanneer een aanbestedende dienst een opdracht verdeelt in percelen moet zij dit in de aankondiging vermelden. Of een opdracht in percelen wordt verdeeld, is ter bepaling van de aanbestedende dienst. De aanbestedende dienst moet wel kunnen motiveren waarom zij een splitsing in percelen niet passend acht (artikel 46 lid 1 Richtlijn 2014/24 en artikel 1.5 lid 3 Aanbestedingswet 2012. Het verdelen van opdrachten in percelen zorgt ervoor dat bedrijven met bepaalde expertises op specifieke onderdelen van een opdracht kunnen inschrijven. Op die manier krijgen het midden- en kleinbedrijf meer kans bij het inschrijven op een overheidsopdracht.
Meer informatie over het verdelen van een overheidsopdracht vindt u op de pagina Percelen.
Dwingende spoed
Kernvraag: Wat kan de aanbestedende dienst doen wanneer zich onvoorzienbare omstandigheden voordoen tijdens de voorbereiding van een aanbesteding?
In het geval van onvoorzienbare omstandigheden kan de aanbestedende dienst zich beroepen op dwingende spoed. Als er is sprake is van dwingende spoed hoeft de aanbestedende dienst de termijnen voor bepaalde procedures niet in acht te nemen. Tijdsgebrek is geen onvoorzienbare omstandigheid; slechts situaties waarbij de aanbestedende dienst geen verwijt treft zijn dat. Denk hierbij aan een gevaarlijke verkeerssituatie. Bij dwingende spoed kan de aanbestedende dienst gebruik maken van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
Meer informatie over wanneer een aanbestedende dienst gebruik kan maken van een dergelijke procedure vindt u op de pagina Dwingende spoed.
Samenwerking
Kernvraag: Wat zijn de samenwerkingsvormen die het mogelijk maken voor aanbestedende diensten om samen te werken?
Decentrale overheden kunnen op verschillende manieren samenwerken, namelijk:
- Door middel van een publiek-publieke samenwerking waarbij aanbestedende diensten onderling samenwerken. Overheidsopdrachten tussen aanbestedende diensten onderling leiden niet automatisch tot uitsluiting van de aanbestedingsregels. Wel kunnen bepaalde vormen van samenwerking niet als overheidsopdracht worden beschouwd;
- Met een publiek-private samenwerking (PPS) waarbij aanbestedende diensten bij bijvoorbeeld gebiedsontwikkeling met private partijen kunnen samenwerken. PPS draagt bij aan het creëren van werkgelegenheid en het realiseren van economische groei.
Meer informatie over het samenwerken tussen aanbestedende diensten onderling en met private partijen vindt u op de pagina Samenwerking.
