ICT en aanbesteden

Techniek op het gebied van informatietechnologie en ICT verandert snel. ICT is inmiddels een belangrijk onderdeel van de bedrijfsprocessen bij decentrale overheden. Het is dan ook belangrijk dat de juiste specificaties en eisen op worden genomen bij de aanbesteding van ICT. Op deze pagina vindt u informatie over het aanbesteden van ICT.

Algemene inkoopvoorwaarden ICT

Aanbestedende dienst kunnen eigen algemene (inkoop)voorwaarden definiëren. In de algemene voorwaarden formuleert de aanbestedende dienst standaardbepalingen voor door de in het zakelijke verkeer te sluiten overeenkomsten. Het opstellen van algemene inkoopvoorwaarden is niet verplicht maar wel verstandig, aangezien de inhoud van deze voorwaarden in principe in concrete situaties niet meer hoeft te worden onderhandeld. Een contract komt met algemene inkoopvoorwaarden sneller tot stand en wint aan overzichtelijkheid door de standaardbepalingen. Het is het beleid van gemeenten, provincies, waterschappen en het Rijk om eigen algemene (inkoop)voorwaarden te hanteren. Bij het Rijk zijn algemene (inkoop)voorwaarden vastgesteld voor de inkoop van diensten, leveringen en IT-producten en -diensten (ARBIT, ARIV en ARVODI).

ARBIT

De Algemene Rijksvoorwaarden bij IT-overeenkomsten (ARBIT) moeten zorgen voor meer flexibiliteit in de contracten van de Rijksoverheid met ICT-leveranciers. Decentrale overheden kunnen deze contractmodellen ook gebruiken wanneer zij ICT-opdrachten aanbesteden.

ARIV

In de Algemene Rijksinkoopvoorwaarden (ARIV) staan de algemene regels voor de aanbestedingen die de Rijksoverheid doet voor inkopen. Bij complexe opdrachten en omvangrijke opdrachten gelden de ARIV niet. Deze opdrachten wijken te veel af van wat gebruikelijk is. Daarom worden bij ingewikkelde en grote opdrachten de voorwaarden vastgelegd in een maatwerkcontract.

ARVODI

Voor het inkopen van dienstverleningsopdrachten gelden de Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van Diensten (ARVODI).

ICT en open source software

Decentrale overheden kunnen bij hun ICT gebruik maken van open source software, maar zijn hiertoe niet verplicht. Bij open source software wordt de broncode vrijgegeven en is daarmee dus vrij beschikbaar. Gebruikers hebben hierdoor de mogelijkheid om de software te bestuderen, aan te passen en te verbeteren. Open source software kent geen barrières voor ICT-gebruikers of ICT-aanbieders. Door open source software worden decentrale overheden minder afhankelijk van een bepaalde leverancier.

Het Open Source Initiative (OSI) heeft voorwaarden opgesteld waaraan een licentie moet voldoen, zodat software die onder die licentie vrijgegeven wordt, open source software mag worden genoemd.

Open standaarden voor ICT

Open ICT-standaarden zijn afspraken over de manier waarop gegevens worden uitgewisseld. Open standaarden zorgen ervoor dat overheidsorganisaties gemakkelijk digitale informatie kunnen uitwisselen. Zowel onderling, als met burgers en bedrijven. Het OSI heeft criteria opgesteld om als open standaard te worden gekwalificeerd.

Technische specificaties

Op grond van artikel 42 Richtlijn 2014/24 mogen specificaties in aanbestedingsstukken geen ongeoorloofde beperking van de mededinging tot gevolg hebben. Technische specificaties moeten omschreven worden in termen van prestatie of functionele vereisten, of via verwijzing naar technische specificaties zoals gedefinieerd in bijlage VII van Richtlijn 2014/24. Meer informatie vindt u onder technische specificaties. Voor een praktische toepassing van het eisen van technische specificaties bij de inkoop van ICT kunt u deze praktijkvraag raadplegen.

Welke technische specificaties mogen wij eisen bij de inkoop van ICT-systemen of ICT-diensten?

Vendor lock-in

Een vendor lock-in maakt decentrale overheden afhankelijk van één bepaalde leverancier van ICT-systemen en diensten. Wanneer een ICT-leverancier werkt met specifieke koppelingen die niet aansluiten op andere IT-systemen, is er sprake van een vendor lock-in. Het doorbreken van een vendor lock-in blijkt in de praktijk lastig, omdat bij het overstappen naar een andere leverancier vaak onevenredig hoge omschakelkosten worden gerekend. Het is daarom verleidelijk voor de aanbestedende dienst om nieuwe ICT-contracten direct –zonder aanbestedingsprocedure– aan de zittende leverancier te gunnen. Dit is doorgaans echter niet in lijn met de aanbestedingsregels, zoals de hierboven beschreven regels over verlengingen.

Bij de jaarlijkse accountantscontrole blijkt dan ook dat de inkoop van ICT-contracten vaak een valkuil vormt. Voor meer informatie hierover kunt u ook dit bericht op onze website en pagina 27 van de SDO-notitie raadplegen. Om vendor lock-in problematiek te voorkomen, is het aan te raden om over te stappen op een open source software systeem en gebruik te maken van open standaarden. Accountants kunnen een gemeente bovendien vragen om te laten zien welke maatregelen er zijn genomen om een vendor lock-in te voorkomen. Het is van belang om hier bij het inrichten van de opdracht rekening mee te houden.

Samenwerkingsvormen

Decentrale overheden werken vaak samen met andere overheidsorganisaties op het gebied van ICT-projecten. Wanneer een gemeente een ICT-project gunt aan een andere overheidsorganisatie, is het Europees aanbestedingsrecht van toepassing. Bij de publiek-publieke samenwerkingsvormen van quasi-inbesteden, horizontale samenwerking en de verlening van een alleenrecht, bestaat er onder bepaalde voorwaarden geen aanbestedingsplicht. Er kleven echter strenge voorwaarden aan deze uitzonderingsbepalingen, zoals deze praktijkvraag over het alleenrecht toelicht. Bij de inkoop van gestandaardiseerde producten of diensten, zoals software, kunnen decentrale overheden overigens ook samenwerken middels (grensoverschrijdende) gezamenlijke aanbesteding.

Kunnen samenwerkende gemeenten een alleenrecht verlenen aan een ICT-bedrijf?

Privacy

Privacyvraagstukken spelen ook een belangrijke rol bij de aanbesteding van ICT-dienstverlening. Voor meer informatie hierover kunt u onze privacy webpagina raadplegen.

Richtlijnen van de Europese Commissie

De Europese Commissie heeft enkele stukken gepubliceerd voor de specifieke begeleiding en ondersteuning van de IT-sector:

Nieuws ICT en aanbesteden

Nieuwe oproep voor gratis ondersteuning voor innovatieve aanbestedingen in de ICT

Het European Assistance for Innovation Procurement (EAFIP) heeft een eerste nieuwe oproep gelanceerd voor 2020. Aanbestedende diensten die een project starten rondom het aanbesteden van innovatie in de ICT kunnen zich voor 15 april 2020 aanmelden om gratis ondersteuning voor hun project te krijgen. De prioriteit ligt dit jaar ook bij ICT-projecten die de Europese Green Deal ondersteunen.

Lees het volledige bericht

Grensoverschrijdende gezamenlijke aanbestedingen: waar liggen de mogelijkheden?

Recentelijk publiceerde de Europese Commissie een studie waar onderzoek is gedaan naar grensoverschrijdende gezamenlijke aanbestedingen. Daarin is, aan de hand van vier projecten, onderzocht waar de mogelijkheden liggen en welke belemmeringen er bestaan bij gezamenlijke aanbestedingen die de grenzen van lidstaten overschrijden.

Lees het volledige bericht

Praktijkvragen ICT en aanbesteden

Waar let de accountant op bij het controleren van de aanbestedingsrechtmatigheid?

Onze gemeente krijgt elk jaar de accountant op bezoek om de financiële stukken van de gemeente te controleren. Hierbij wordt ook gekeken naar de financiële transacties met betrekking tot inkoop en aanbesteden. Wat zijn veel voorkomende valkuilen en wat kan de gemeente doen om een goedkeurende controleverklaring van de accountant te krijgen voor het aspect aanbestedingsrechtmatigheid?

Bekijk het antwoord

Kunnen samenwerkende gemeenten een alleenrecht verlenen aan een ICT-bedrijf?

Onze gemeente is van plan om samen met drie buurgemeenten een uitsluitend recht (alleenrecht) te verlenen aan een extern ICT-bedrijf om onderhoud van en support voor specifieke database-software te leveren, omdat de volledige ICT-infrastructuur van de betrokken gemeenten al is toegesneden op de software van het betreffende ICT-bedrijf. Dit uitsluitend recht willen we voor vijf jaar vastleggen in een overeenkomst. Kunnen wij ons hierbij beroepen op de uitzondering inzake het uitsluitend recht?

Bekijk het antwoord