Algemene inkoopvoorwaarden ICT
Aanbestedende dienst kunnen eigen algemene (inkoop)voorwaarden definiëren. In de algemene voorwaarden formuleert de aanbestedende dienst standaardbepalingen voor door de in het zakelijke verkeer te sluiten overeenkomsten. Het opstellen van algemene inkoopvoorwaarden is niet verplicht maar wel verstandig, aangezien de inhoud van deze voorwaarden in principe in concrete situaties niet meer hoeft te worden onderhandeld. Een contract komt met algemene inkoopvoorwaarden sneller tot stand en wint aan overzichtelijkheid door de standaardbepalingen. Het is het beleid van gemeenten, provincies, waterschappen en het Rijk om eigen algemene (inkoop)voorwaarden te hanteren. Bij het Rijk zijn algemene (inkoop)voorwaarden vastgesteld voor de inkoop van diensten, leveringen en IT-producten en -diensten (ARBIT, ARIV en ARVODI).
ARBIT
De Algemene Rijksvoorwaarden bij IT-overeenkomsten (ARBIT) moeten zorgen voor meer flexibiliteit in de contracten van de Rijksoverheid met ICT-leveranciers. Decentrale overheden kunnen deze contractmodellen ook gebruiken wanneer zij ICT-opdrachten aanbesteden.
ARIV
In de Algemene Rijksinkoopvoorwaarden (ARIV) staan de algemene regels voor de aanbestedingen die de Rijksoverheid doet voor inkopen. Bij complexe opdrachten en omvangrijke opdrachten gelden de ARIV niet. Deze opdrachten wijken te veel af van wat gebruikelijk is. Daarom worden bij ingewikkelde en grote opdrachten de voorwaarden vastgelegd in een maatwerkcontract.
ARVODI
Voor het inkopen van dienstverleningsopdrachten gelden de Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van Diensten (ARVODI).
ICT en open source software
Decentrale overheden kunnen bij hun ICT gebruik maken van open source software, maar zijn hiertoe niet verplicht. Bij open source software wordt de broncode vrijgegeven en is daarmee dus vrij beschikbaar. Gebruikers hebben hierdoor de mogelijkheid om de software te bestuderen, aan te passen en te verbeteren. Open source software kent geen barrières voor ICT-gebruikers of ICT-aanbieders. Door open source software worden decentrale overheden minder afhankelijk van een bepaalde leverancier.
Het Open Source Initiative (OSI) heeft voorwaarden opgesteld waaraan een licentie moet voldoen, zodat software die onder die licentie vrijgegeven wordt, open source software mag worden genoemd.
Open standaarden voor ICT
Open ICT-standaarden zijn afspraken over de manier waarop gegevens worden uitgewisseld. Open standaarden zorgen ervoor dat overheidsorganisaties gemakkelijk digitale informatie kunnen uitwisselen. Zowel onderling, als met burgers en bedrijven. Het OSI heeft criteria opgesteld om als open standaard te worden gekwalificeerd.
Technische specificaties
Op grond van artikel 42 Richtlijn 2014/24 mogen specificaties in aanbestedingsstukken geen ongeoorloofde beperking van de mededinging tot gevolg hebben. Technische specificaties moeten omschreven worden in termen van prestatie of functionele vereisten, of via verwijzing naar technische specificaties zoals gedefinieerd in bijlage VII van Richtlijn 2014/24. Meer informatie vindt u onder technische specificaties. Voor een praktische toepassing van het eisen van technische specificaties bij de inkoop van ICT kunt u onderstaande praktijkvraag raadplegen.
Vendor lock-in
Bij een vendor lock-in is een decentrale overheid afhankelijk van één ICT-leverancier. Dat ontstaat vaak doordat een leverancier eigen koppelingen gebruikt die niet samenwerken met andere systemen. Overstappen brengt dan hoge kosten mee. Het is verleidelijk om een nieuwe opdracht zonder aanbesteding aan de zittende leverancier te gunnen. Dat botst in de regel met het aanbestedingsrecht, ook met de regels voor het wijzigen van een lopende opdracht.
ICT-contracten blijken bij de jaarlijkse accountantscontrole vaak een valkuil. De accountant kan vragen welke maatregelen uw organisatie tegen een vendor lock-in heeft genomen (zie de praktijkvraag over de controle van de accountant). Neem dit daarom mee bij het ontwerp van de aanbesteding. Open source software en open standaarden helpen om afhankelijkheid te voorkomen.
Bij AI-toepassingen en clouddiensten zit de afhankelijkheid vaak in de data en het model. Denk aan een chatbot voor het klantcontact die de leverancier traint op gegevens van uw gemeente. Of aan een AI-systeem dat aanvragen voor een uitkering of vergunning sorteert. Eindigt het contract, dan is de vraag of u de data, de trainingsresultaten en de instellingen kunt meenemen. Heeft u dat niet geregeld, dan begint u bij een nieuwe leverancier opnieuw.
De Dataverordening geeft afnemers van clouddiensten het recht om over te stappen naar een andere aanbieder of terug naar eigen systemen (hoofdstuk VI Dataverordening). Dat recht hebben ook gemeenten, provincies en waterschappen die clouddiensten afnemen. Dit kan ook gelden voor een AI-dienst die u via de cloud afneemt. De aanbieder moet de maximale opzegtermijn en de duur van de overstap in het contract vastleggen. Tot 12 januari 2027 mag een aanbieder alleen kosten rekenen die direct met de overstap samenhangen. Daarna mag hij geen overstapkosten meer rekenen, volgens de toelichting van de ACM over clouddiensten. Meer achtergrond vindt u op onze pagina over de Dataverordening.
Samenwerkingsvormen
Decentrale overheden werken vaak samen met andere overheidsorganisaties op het gebied van ICT-projecten. Wanneer een gemeente een ICT-project gunt aan een andere overheidsorganisatie, is het Europees aanbestedingsrecht van toepassing. Bij de publiek-publieke samenwerkingsvormen van quasi-inbesteden, horizontale samenwerking en de verlening van een alleenrecht, bestaat er onder bepaalde voorwaarden geen aanbestedingsplicht. Er kleven echter strenge voorwaarden aan deze uitzonderingsbepalingen, zoals onderstaande praktijkvraag over het alleenrecht toelicht. Bij de inkoop van gestandaardiseerde producten of diensten, zoals software, kunnen decentrale overheden overigens ook samenwerken middels (grensoverschrijdende) gezamenlijke aanbesteding.
Richtlijnen van de Europese Commissie
De Europese Commissie heeft enkele stukken gepubliceerd voor de specifieke begeleiding en ondersteuning van de IT-sector: