Wat houdt specificeren in?
Wanneer aanbestedende diensten voornemens zijn een aanbesteding op de markt te zetten, zullen zij hun inkoopbehoefte moeten inventariseren. De aanbestedende dienst omschrijft dan wat er precies nodig is. Hierin wordt de aanbestedende dienst vrijgelaten: zij kan zelf bepalen hoe zij de behoefte en keuze van eisen en wensen wil omschrijven. De eisen en wensen moeten echter wel transparantie, non-discriminatie en gelijke behandeling waarborgen. De openstelling voor mededinging mag niet belemmerd worden. Daarom moeten de specificaties in termen van prestaties en functionele eisen worden opgesteld. Deze specificaties worden vastgelegd in de aanbestedingsstukken en in het programma van eisen (artikel 42 lid 1 Richtlijn 2014/24 en artikel 2.75 lid 1 Aanbestedingswet 2012) Tevens moeten specificaties verband houden met het voorwerp van de opdracht en in verhouding staan tot de waarde en de doelstellingen van de opdracht.
Wat zijn technische specificaties?
Technisch specificeren houdt in dat de aanbestedende dienst aan de hand van technische specificaties of kenmerken omschrijft waar het werk, de dienst of het product aan moet voldoen. In de technische specificaties worden zaken als milieuvriendelijkheid, veiligheid en productiemethoden opgenomen. Bij opdrachten voor werken komen daar ook voorwaarden voor proefnemingen, controles, de oplevering en constructietechnieken bij. Milieucriteria en sociale criteria mogen ook worden meegenomen in het programma van eisen.
Wat zijn functionele specificaties?
Bij functionele specificaties wenst de aanbestedende dienst gebruik te maken van de ervaring, kennis en kunde van partijen. De aanbestedende dienst beschrijft daarom het beoogde doel en resultaat van het te leveren werk, dienst of product. De verschillende inschrijvers kunnen vervolgens in hun inschrijvingen laten zien hoe het beoogde doel zal worden bereikt. Zij krijgen daarbij de ruimte om te bepalen hoe zij het beoogde doel zullen bereiken. Functioneel specificeren biedt ook meer kansen voor innovatieve oplossingen en inschrijvers krijgen meer ruimte voor creativiteit; het gaat meer om wat een aanbestedende dienst wil, dan hoe een aanbestedende dienst het wil.
Wanneer moet de aanbestedende dienst de technische en functionele specificaties aangeven?
De specificaties of eisen moeten ten tijde van de start van de aanbesteding, dus bij aankondiging van de opdracht, duidelijk worden aangegeven. De aanbestedende dienst dient in de aanbestedingsstukken de specificaties op te nemen (artikel 42 lid 1 Richtlijn 2014/24 en artikel 2.75 lid 1 Aanbestedingswet 2012). Alle inschrijvers weten dan waarop de gestelde eisen en wensen betrekking hebben en kunnen zo het voorwerp van de aanbesteding bepalen. Er moet duidelijk worden aangegeven of er sprake is van een wens of een eis. Aanbestedende diensten dienen er zorg voor te dragen dat de inschrijvers nog genoeg ruimte hebben om creatieve en innovatieve inschrijvingen te overleggen.
Bepaald keurmerk eisen
Onder bepaalde voorwaarden is het toegestaan om een bepaald keurmerk te eisen (artikel 43 en Richtlijn 2014/24 en artikel 2.78a Aanbestedingswet 2012). Een keurmerk is ieder document, certificaat of getuigschrift dat bevestigt dat de werken, producten, diensten, processen of procedures in kwestie aan bepaalde eisen voldoen. Keurmerkeisen mogen, net als technische specificaties, slechts betrekking hebben op criteria die verband houden met het voorwerp van de opdracht en dienen aan de strikte voorwaarden van artikel 43 lid 1 sub a tot en met e Richtlijn 2014/24 (artikel 2.78a lid 1 sub a tot en met e Aanbestedingswet 2012) te voldoen:
- de keurmerkeisen hebben betrekking op criteria die verband houden met het voorwerp van de overheidsopdracht en zijn geschikt voor de omschrijving van de kenmerken van het werk, de levering of de dienst die het voorwerp van de opdracht vormt;
- de keurmerkeisen zijn gebaseerd op objectief controleerbare en niet-discriminerende criteria,
- het keurmerk is vastgesteld in een open en transparante procedure waaraan alle belanghebbenden, waaronder overheidsinstanties, consumenten, sociale partners, fabrikanten, distributeurs en niet-gouvernementele organisaties, kunnen deelnemen;
- het keurmerk is voor alle betrokken partijen toegankelijk; en
- de keurmerkeisen worden vastgesteld door een derde partij op wie de ondernemer die het keurmerk aanvraagt, geen beslissende invloed uitoefent.
Het is echter niet toegestaan om slechts een specifiek keurmerk te eisen. Aanbestedende diensten dienen andere keurmerken die aan gelijkwaardige eisen voldoen te accepteren. Inschrijvers die niet over dat specifieke keurmerk beschikken en dit niet aan hen toe te rekenen valt, dienen de mogelijkheid te hebben om andere geschikte bewijsmiddelen te overleggen. Dergelijke bewijsmiddelen dienen aan te tonen dat, hoewel de inschrijvers niet over het keurmerk beschikken, de leveringen, werken of diensten wel aan de eisen van het keurmerk voldoen.
Andere voorwaarden
Bij het opstellen van de technische specificaties, moet de aanbestedende dienst zich verder houden aan bepaalde normen (artikel 42 lid 3 Richtlijn 2014/24 en artikel 2.76 Aanbestedingswet 2012). Iedere verwijzing naar een technische specificatie moet gepaard gaan met de woorden ‘of gelijkwaardig’, om zo discriminatie te voorkomen. Bij de technische specificaties mag geen melding worden gemaakt van een fabricaat, een specifiek product of een bijzondere werkwijze die kenmerkend is voor de producten of diensten van een bepaalde ondernemer. Een uitzondering hierop is dat het voorwerp van de overheidsopdracht een dergelijke omschrijving rechtvaardigt en een voldoende nauwkeurige beschrijving van het voorwerp van de opdracht niet mogelijk is zonder van een specifiek fabricaat, product of werkwijze melding te maken. Verder mag een inschrijving niet afgewezen worden omdat niet aan de gestelde specificaties is voldaan, als de inschrijver met voldoende bewijs aantoont dat zijn oplossingen op gelijkwaardige wijze aan de eisen van de technische specificaties voldoen.
Inschrijvers moeten daarnaast kunnen aantonen dat de door hen voorgestelde oplossingen voldoen aan de eisen in de technische specificaties (artikel 42 lid 6 Richtlijn 2014/24 en artikel 2.78 Aanbestedingswet 2012). Pas dan kan de inschrijving in aanmerking worden genomen. Een technisch dossier of een testverslag van een erkende organisatie (laboratorium, inspectie- en certificatieorganisatie) kan een passend middel zijn om bijvoorbeeld aan te tonen dat het om een gelijkwaardig product gaat.
