Onze gemeente koopt kantoormeubilair in via een Europese aanbesteding. Wij willen in de technische specificaties eisen dat het meubilair een bepaald milieukeurmerk draagt. Mag dat? En wat als een inschrijver dat keurmerk niet heeft?
Antwoord in het kort
Ja, dat mag, onder voorwaarden. Wilt u werken, leveringen of diensten met specifieke milieu-, sociale of andere kenmerken inkopen, dan mag u een specifiek keurmerk eisen als bewijs dat de inschrijving daaraan voldoet. Dat kan in de technische specificaties, in de gunningscriteria en in de voorwaarden voor de uitvoering van de opdracht (artikel 43 Richtlijn 2014/24, artikel 2.78a Aanbestedingswet 2012). Het keurmerk moet dan aan vijf voorwaarden voldoen: de keurmerkeisen houden verband met het voorwerp van de opdracht, ze zijn objectief controleerbaar en niet-discriminerend, het keurmerk is in een open en transparante procedure vastgesteld, het is voor iedereen toegankelijk en een onafhankelijke derde stelt de eisen vast. U aanvaardt daarnaast altijd gelijkwaardige keurmerken. Kon een inschrijver het keurmerk buiten zijn schuld niet op tijd verkrijgen, dan aanvaardt u ook ander geschikt bewijs.
Wat is een keurmerk?
De richtlijn omschrijft een keurmerk als ieder document, certificaat of getuigschrift dat bevestigt dat werken, producten, diensten, processen of procedures aan bepaalde eisen voldoen. Keurmerkeisen zijn de voorschriften waaraan een product, dienst, proces of procedure moet voldoen om dat keurmerk te verkrijgen (artikel 2 lid 1 onder 23 en 24 Richtlijn 2014/24, artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012). Een keurmerk is dus een bewijsmiddel. U gebruikt het om te laten zien dat een inschrijving aan de kenmerken voldoet die u voor de opdracht heeft vastgesteld, bijvoorbeeld op het gebied van milieu, arbeidsomstandigheden of eerlijke handel.
Waar in de aanbesteding mag u een keurmerk eisen?
U kunt een keurmerk op drie plekken in de aanbestedingsstukken inzetten:
- in de technische specificaties, waarin u beschrijft waaraan het werk, de levering of de dienst moet voldoen (artikel 42 Richtlijn 2014/24, artikel 2.75 en 2.76 Aanbestedingswet 2012)
- in de gunningscriteria, waarbij u punten toekent aan inschrijvingen die aan de keurmerkeisen voldoen (artikel 67 Richtlijn 2014/24, artikel 2.115 Aanbestedingswet 2012)
- in de bijzondere voorwaarden voor de uitvoering van de opdracht, bijvoorbeeld over milieu of sociale aspecten (artikel 70 Richtlijn 2014/24, artikel 2.80 Aanbestedingswet 2012)
Op elk van die plekken geldt dezelfde eis: de keurmerkeisen moeten verband houden met het voorwerp van de opdracht. Keurmerkeisen die gaan over het algemene bedrijfsbeleid van de inschrijver, los van wat u inkoopt, voldoen daar niet aan.
Aan welke voorwaarden moet het keurmerk voldoen?
U mag alleen een specifiek keurmerk eisen als aan alle volgende voorwaarden is voldaan (artikel 43 lid 1 Richtlijn 2014/24, artikel 2.78a lid 1 Aanbestedingswet 2012):
- de keurmerkeisen hebben alleen betrekking op criteria die verband houden met het voorwerp van de opdracht en zijn geschikt om de kenmerken van het werk, de levering of de dienst te omschrijven;
- de keurmerkeisen zijn gebaseerd op objectief controleerbare en niet-discriminerende criteria;
- het keurmerk is vastgesteld in een open en transparante procedure waaraan alle belanghebbenden kunnen deelnemen, zoals overheidsinstanties, consumenten, sociale partners, fabrikanten, distributeurs en niet-gouvernementele organisaties;
- het keurmerk is voor alle betrokken partijen toegankelijk;
- een derde partij stelt de keurmerkeisen vast, en de ondernemer die het keurmerk aanvraagt heeft op die partij geen beslissende invloed.
Een keurmerk dat een branche zelf beheert en dat alleen voor eigen leden openstaat, voldoet bijvoorbeeld niet aan de voorwaarden onder c en e. De Europese milieukeur (EU Ecolabel) is een voorbeeld van een keurmerk dat onafhankelijk wordt gecontroleerd en in een open procedure tot stand komt. U moet per keurmerk zelf nagaan of het aan alle vijf de voorwaarden voldoet. Dat onderzoek legt u vast in het aanbestedingsdossier.
Gelijkwaardige keurmerken en ander bewijs
Eist u een specifiek keurmerk, dan aanvaardt u ook alle andere keurmerken die bevestigen dat de inschrijving aan gelijkwaardige keurmerkeisen voldoet (artikel 43 lid 1 Richtlijn 2014/24, artikel 2.78a lid 3 Aanbestedingswet 2012). U kunt een inschrijver dus niet afwijzen omdat hij een ander, gelijkwaardig keurmerk heeft. Dit volgt uit de verdragsbeginselen van gelijke behandeling en non-discriminatie.
Daarnaast aanvaardt u andere geschikte bewijsmiddelen, zoals een technisch dossier van de fabrikant, als de inschrijver aantoont dat hij het keurmerk of een gelijkwaardig keurmerk niet binnen de gestelde termijnen kon verkrijgen om redenen die hem niet zijn aan te rekenen. De inschrijver moet dan wel aantonen dat zijn werk, levering of dienst aan het keurmerk of aan de specifieke eisen voldoet (artikel 2.78a lid 4 Aanbestedingswet 2012). Let op de twee voorwaarden: het ontbreken van het keurmerk ligt niet aan de inschrijver, en de inschrijver bewijst dat hij inhoudelijk voldoet. Een inschrijver die het keurmerk had kunnen aanvragen maar dat niet deed, kan zich niet op deze uitzondering beroepen.
Keurmerk met eisen die niets met de opdracht te maken hebben
Sommige keurmerken stellen ook eisen die geen verband houden met het voorwerp van de opdracht, bijvoorbeeld eisen aan het algemene personeelsbeleid van de producent. Voldoet zo’n keurmerk verder aan de voorwaarden b tot en met e, dan eist u niet het keurmerk als zodanig. U neemt dan de keurmerkeisen die wél verband houden met de opdracht over in de technische specificaties (artikel 43 lid 2 Richtlijn 2014/24, artikel 2.78a lid 5 Aanbestedingswet 2012). Wilt u niet dat een inschrijving aan alle keurmerkeisen voldoet, dan geeft u aan welke keurmerkeisen u bedoelt (artikel 2.78a lid 2 Aanbestedingswet 2012).
Waar komt deze regel vandaan?
De regel gaat terug op het arrest Max Havelaar (C-368/10) van het Hof van Justitie. De provincie Noord-Holland eiste voor koffie en thee dat de producten een bepaald milieukeurmerk en een bepaald fairtradekeurmerk droegen. Het Hof oordeelde onder de toenmalige Richtlijn 2004/18 dat de provincie niet het keurmerk zelf mocht eisen, maar de achterliggende eisen had moeten omschrijven en elk passend bewijs had moeten aanvaarden. Richtlijn 2014/24 heeft die lijn omgezet in de huidige regeling: een keurmerk eisen mag, onder de voorwaarden hierboven en met de plicht om gelijkwaardige keurmerken en ander bewijs te aanvaarden.
Wat betekent dit voor uw aanbesteding?
Wilt u een keurmerk eisen, dan kunt u de volgende stappen volgen:
- Bepaal welke milieu-, sociale of andere kenmerken u wilt inkopen en of die verband houden met het voorwerp van de opdracht.
- Toets het keurmerk aan de vijf voorwaarden van artikel 2.78a lid 1 Aanbestedingswet 2012 en leg die toets vast.
- Neem in de aanbestedingsstukken niet alleen de naam van het keurmerk op, maar ook de keurmerkeisen waar het u om gaat. Zo weet een inschrijver zonder keurmerk waaraan hij moet voldoen.
- Vermeld dat u gelijkwaardige keurmerken aanvaardt en, onder de wettelijke voorwaarden, ander geschikt bewijs. Beschrijf hoe een inschrijver gelijkwaardigheid aantoont.
- Kies bewust de plek: technische specificatie (knock-out), gunningscriterium (punten) of uitvoeringsvoorwaarde (verplichting tijdens de looptijd). Elke plek heeft een ander effect op de concurrentie.
Een keurmerk als technische specificatie sluit inschrijvers zonder (gelijkwaardig) keurmerk uit. Twijfelt u of de markt het keurmerk breed genoeg draagt, dan kan een gunningscriterium of een uitvoeringsvoorwaarde met ingroeitermijn de concurrentie beter open houden.
Bron
Richtlijn 2014/24/EU betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten, EUR-Lex
Aanbestedingswet 2012, artikel 2.78a, wetten.overheid.nl
Arrest Max Havelaar, HvJ EU 10 mei 2012, C-368/10, EUR-Lex
Meer informatie
Technische specificaties, Kenniscentrum Europa Decentraal
Technisch of functioneel specificeren, Kenniscentrum Europa Decentraal
Gunningscriteria, Kenniscentrum Europa Decentraal
Milieucriteria, Kenniscentrum Europa Decentraal
Sociale criteria, Kenniscentrum Europa Decentraal
EU Ecolabel, Europese Commissie