Wat is het Interne Markt Informatiesysteem (IMI) van de Europese Commissie en hoe kunnen decentrale overheden hier gebruik van maken?
Antwoord in het kort:
Het IMI is een digitaal vraag- en antwoordsysteem, opgezet door de Europese Commissie, waardoor nationale overheden in hun eigen taal contact kunnen zoeken met overheden in andere EU-lidstaten. Decentrale overheden zijn verplicht dit systeem te gebruiken in het kader van de administratieve samenwerking met andere EU-lidstaten op het gebied van (onder andere) de Dienstenrichtlijn en de Verordening overlegging openbare documenten. De coördinatie van het IMI is in Nederland de verantwoordelijkheid van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, in opdracht van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat.
Wat is het Interne Markt Informatiesysteem?
Om de werking van de interne markt te verbeteren heeft de Commissie in 2008 het IMI in het leven geroepen. Het is een instrument voor effectieve administratieve samenwerking op het gebied van vrij verkeer tussen enerzijds de lidstaten en anderzijds de lidstaten en de Commissie. Via het IMI kunnen overheden administratief samenwerken door informatie uit te wisselen, waarschuwingen af te geven en elkaar wederzijdse bijstand te verlenen. Het voordeel van het systeem is dat de betrokken overheden in hun eigen taal met elkaar kunnen communiceren door middel van vooraf vertaalde standaardvragen en antwoorden en via automatische vertalingen.
In de bijlage bij de IMI-verordening wordt opgesomd op welke aspecten van het vrij verkeer het IMI van toepassing is, namelijk op administratieve samenwerking tussen overheden op het gebied van (onder andere) de Dienstenrichtlijn, de Verordening overlegging openbare documenten en de Verordening over de Single Digital Gateway. De IMI-verordening verplicht lidstaten om het IMI te gebruiken bij de samenwerking op genoemde gebieden. Het doel hiervan is dat alle lidstaten met hetzelfde systeem werken, om te voorkomen dat verschillende informatiesystemen langs elkaar heen werken. Het IMI functioneert echter niet alleen tussen de EU-lidstaten. Decentrale overheden binnen een lidstaat kunnen het ook onderling gebruiken voor informatie-uitwisseling.
Verzoeken
Verzoeken via het IMI worden rechtstreeks tussen de bevoegde instanties uitgewisseld. Het IMI kent vier soorten procedures:
Algemene informatieverzoeken
Het IMI wordt met name gebruikt voor verzoeken om informatie tussen lidstaten. Zo kunnen (decentrale) overheden elkaar vragen stellen en vragen van andere instanties ontvangen. Daarnaast kunnen bepaalde (openbare) documenten worden geverifieerd of kan een verzoek worden gedaan om een controle of inspectie uit te laten voeren in de betreffende lidstaat, bijvoorbeeld of een dienstverlener daadwerkelijk in een bepaalde lidstaat is gevestigd. Het verzoek om informatie moet gemotiveerd worden en de verkregen informatie mag vervolgens alleen gebruikt worden ten behoeve van de aangelegenheid waarvoor om de informatie is gevraagd.
Informatie over betrouwbaarheid
Deze procedure sluit aan op het algemene informatieverzoek, maar is specifiek gericht op het verkrijgen van informatie van de betreffende lidstaat over betrouwbaarheid van bijvoorbeeld een bepaalde dienstverlener. Zo kunnen overheden via het IMI informatie opvragen over tuchtrechtelijke- of bestuurlijke maatregelen of strafrechtelijke sancties. In Nederland is er echter voor gekozen om geen strafrechtelijke gegevens over Nederlandse onderdanen te delen via het IMI. Gegevensuitwisseling tussen Nederland en andere lidstaten vindt plaats door middel van de systematiek van de Wet inzake de verklaring omtrent het gedrag (VOG). Decentrale overheden die via het IMI van andere lidstaten het verzoek krijgen om strafrechtelijke gegevens van bepaalde dienstverleners te delen, dienen het verzoek om informatie door te sturen naar Dienst Justis.
Waarschuwingsmechanisme
Het IMI kan ook gebruikt worden door lidstaten om elkaar en de Commissie te informeren over dienstverleners die een potentieel gevaar vormen voor de gezondheid, de veiligheid van personen of het milieu. Hierbij dient er sprake te zijn van ernstige specifieke handelingen of omstandigheden. Daarbij komt dat het risico en de noodzaak van de waarschuwing goed gemotiveerd moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan de onverantwoordelijke verwerking van afval met als gevolg schade aan het milieu.
Veiligheidsmaatregelen in individuele gevallen
Ten slotte kunnen decentrale overheden indien zij van mening zijn dat de veiligheid van een bepaalde dienstverlener in het geding is, de lidstaat waar de dienstverlener gevestigd is via het IMI verzoeken om op te treden. In uitzonderlijke gevallen kan een bevoegde instantie ook zelf veiligheidsmaatregelen treffen tegen een individuele dienstverlener die in een andere lidstaat is gevestigd. Voordat deze maatregelen mogen worden genomen, moet een procedure met de Commissie worden doorlopen.
Hoe werkt het IMI?
Lidstaten zijn verplicht om één of meerder IMI-contactpunten op te richten. In Nederland voert de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland dit uit, in opdracht van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat. Voor informatie kunnen decentrale overheden vragen stellen via het volgende mailadres: nimic-solvit@rvo.nl.
Dit contactpunt is hét aanspreekpunt voor andere lidstaten en de Commissie. Het contactpunt ondersteunt de uitwisseling van informatieverzoeken over en tot het verrichten van verificaties, inspecties en onderzoek naar dienstverleners en hun diensten tussen de bevoegde instanties (decentrale overheden) en de bevoegde instanties van andere lidstaten.
Om gebruik te kunnen maken van het IMI moet een decentrale overheid geregistreerd zijn bij het systeem en beschikken over een gebruikersnaam, wachtwoord en veiligheidscode. Decentrale overheden die nog niet zijn aangesloten kunnen zich laten registreren als autoriteit. Dit kan door per e-mail een verzoek tot registratie te versturen naar de nationale IMI-coördinator. Na het verzoek ontvangt de inschrijver een aanmeldformulier.
Voor aansluiting op het IMI zijn twee e-mailadressen nodig:
- één algemeen adres waar verzoeken vanuit andere EU-autoriteiten binnenkomen en waar die verzoeken kunnen worden beantwoord. Uit de naam van het algemene mailadres moet duidelijk blijken dat dit bedoeld is voor het IMI, bijvoorbeeld imi@decentraleoverheidnaam.nl.
- één individueel zakelijk mailadres van een aangesloten gebruiker. De aangesloten gebruiker krijgt op het individuele zakelijke mailadres inloggegevens voor het IMI. Deze gegevens zijn persoonlijk: elke medewerker die toegang wil krijgt eigen inloggegevens.
Een decentrale overheid die nog geen aansluiting op het IMI heeft doet er goed aan om alvast het mailadres imi@decentraleoverheidnaam.nl aan te maken. Hierop kunnen IMI-vragen binnenkomen voor wanneer de decentrale overheid later alsnog wordt aangesloten. De link naar de IMI omgeving vindt u op de IMI-homepage. Een schematisch voorbeeld van de werking van het IMI binnen een decentrale overheid, vindt u hier.
Het gebruik van het IMI is aan een aantal randvoorwaarden onderworpen:
- Bevoegde instanties mogen alleen informatie uitwisselen en verzoeken verzenden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van wettelijke taken;
- Bevoegde instanties mogen alleen informatie uitwisselen en verzoeken verzenden, als dit binnen de grenzen blijft van de bevoegdheden die wettelijk aan hen zijn toegekend;
- Alleen de instanties die de vragen stellen en/of beantwoorden hebben inzage in de persoonsgegevens van de betreffende dienstverlener;
- De vragen en antwoorden die worden uitgewisseld hebben betrekking op aangelegenheden die vallen onder de Dienstenrichtlijn.
Algemene Verordening Gegevensbescherming en IMI
In de IMI-verordening wordt expliciet rekening gehouden met de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens, zoals neergelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De informatie-uitwisseling via het IMI is zo vormgegeven dat wordt voldaan aan de Europese privacyregels (zie overweging 22 van de IMI-verordening). Het IMI past een ‘privacy by design’- aanpak toe. Dit betekent dat bescherming van persoonsgegevens in alle ontwikkelingsfases van het IMI wordt gegarandeerd. Bovendien voorziet het IMI in, onder meer, een beveiligde elektronische verzending van documenten waardoor wordt voldaan aan de vereisten uit de AVG.
Meer informatie:
Interne Markt Informatiesysteem (IMI), Europa decentraal
Wanneer kunnen inwoners een beroep doen op de Verordening overlegging openbare documenten?, Praktijkvraag Europa decentraal
