Een inwoner van onze gemeente wil tijdelijk in een andere EU-lidstaat verblijven en dient daarvoor bepaalde openbare documenten te overleggen in de lidstaat van bestemming. Kan deze inwoner hiervoor een beroep doen op de Verordening overlegging openbare documenten?
Antwoord in het kort
Ja, sinds 16 februari 2019 kunnen Unieburgers een beroep doen op de Verordening overlegging openbare documenten. Deze Verordening is in Nederland geïmplementeerd in de Uitvoeringswet overlegging openbare documenten. Op basis van deze wetgeving kunnen burgers officiële verklaringen van de burgerlijke stand overleggen in een andere EU-lidstaat zonder deze eerst te hoeven laten legaliseren of vertalen.
Verordening overlegging openbare documenten
De Verordening overlegging openbare documenten heeft als doel het vrij verkeer van openbare documenten in de EU te waarborgen en daarmee het vrij verkeer van Unieburgers te bevorderen. De Verordening zorgt voor een vereenvoudiging van de bestaande administratieve voorschriften voor het overleggen van bepaalde openbare documenten die door autoriteiten van een andere lidstaat zijn afgegeven.
Rol van gemeenten
Met ingang van 16 februari 2019 kunnen Unieburgers en dus ook inwoners van uw gemeente een beroep doen op de Verordening overlegging openbare documenten. Dit betekent dat als een inwoner van de gemeente daarom vraagt, de gemeente een meertalig modelformulier dient bij te voegen dat is opgesteld in het Nederlands en in één van de talen van het land waar de burger het document wenst over te leggen. Als de ontvangende lidstaat gegronde twijfels heeft bij een document, dan kan die lidstaat contact opnemen met de autoriteit die het document heeft afgegeven (in dit geval uw gemeente), of met een daarvoor aangewezen centrale autoriteit.
De gemeente moet in dat geval binnen vijf dagen antwoorden en de centrale autoriteit binnen tien dagen. In uitzonderlijke gevallen kan een nieuwe termijn overeengekomen worden. Voor de communicatie tussen autoriteiten van verschillende landen en het ter beschikking stellen van de voorbeeldmodellen van openbare documenten dient gebruik gemaakt te worden van het Informatiesysteem Interne Markt (IMI).
Op welke documenten is de verordening van toepassing?
De Verordening overlegging openbare documenten is onder andere van toepassing op openbare documenten die door de autoriteiten van een lidstaat worden afgegeven en waarvan de belangrijkste doelstelling bestaat in het vaststellen van een van de volgende feiten:
- Geboorte
- in leven zijn
- overlijden
- naam
- huwelijk (daaronder begrepen de bevoegdheid om te huwen en de huwelijkse staat)
- echtscheiding
- scheiding van tafel en bed of nietigverklaring van het huwelijk
- geregistreerd partnerschap (inclusief de bevoegdheid om een geregistreerd partnerschap aan te gaan en de status van geregistreerd partnerschap)
- ontbinding van een geregistreerd partnerschap, scheiding van tafel en bed of nietigverklaring van een geregistreerd partnerschap
- afstamming
- adoptie
- woon- en/of verblijfplaats
- nationaliteit.
Daarnaast heeft de verordening betrekking op openbare documenten die voor een persoon worden afgegeven om te staven dat geen sprake is van een strafrechtelijk verleden. Overigens verplicht de verordening lidstaten niet om openbare documenten af te geven die niet op grond van hun nationaal recht bestaan. Verder is de verordening ook van toepassing op vereiste openbare documenten met betrekking tot het uitoefenen van actief en/of passief kiesrecht bij verkiezingen voor het Europees Parlement of gemeenteraadsverkiezingen in de lidstaat waar de aanvrager verblijft.
De verordening is in ieder geval niet van toepassing op in een lidstaat afgegeven paspoorten of identiteitskaarten, aangezien deze documenten niet aan legalisatie of een soortgelijke formaliteit zijn onderworpen wanneer zij in een andere lidstaat worden overgelegd.
In de Memorie van Toelichting bij de Uitvoeringswet verordening overlegging openbare documenten wordt onder andere behandeld welke documenten wel en welke documenten niet binnen het toepassingsbereik van de verordening vallen.
Gebruik van meertalige modelformulieren
Om mogelijke taalproblemen ten aanzien van de openbare documentatie op te lossen en het verkeer van openbare documenten tussen lidstaten verder te vergemakkelijken, worden meertalige modelformulieren in elk van de officiële talen van de EU instellingen opgesteld voor openbare documenten. De modelformulieren, waaronder de Nederlandstalige, zijn hier op het e-justitieportaal te vinden. Voor meer informatie over de werking van deze formulieren in Nederland biedt de Memorie van Toelichting bij de Uitvoeringswet verordening overlegging openbare documenten uitkomst.
Systeem van informatie-uitwisseling
De Verordening overlegging openbare documenten bepaalt dat voor het snel en veilig grensoverschrijdend uitwisselen van informatie tussen lidstaten gebruik moet worden gemaakt van een mechanisme dat is gebaseerd op het Informatiesysteem interne markt (IMI). De Commissie moet ervoor zorgen dat het IMI de beveiliging van openbare documenten verzekert en dat het voorziet in een veilige elektronische verzending van deze documenten.
Het IMI-systeem waarmerkt uitgewisselde informatie wanneer deze buiten het systeem wordt geëxporteerd. De autoriteiten van de lidstaten die informatie over openbare documenten uitwisselen, moeten maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat de via het IMI uitgewisselde openbare documenten en persoonsgegevens overeenkomstig de IMI-verordening worden verzameld, verwerkt en gebruikt. Hierbij moet ook rekening worden gehouden met de Databeschermingsrichtlijn en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) die sinds 25 mei 2018 toegepast moet worden. U kunt daarover hier meer lezen.
Apostilleverdrag en andere verdragen
Unieburgers konden voor het laten legaliseren van openbare documenten al een beroep doen op het Apostilleverdrag. Een beroep op dit verdrag blijft mogelijk, ook na 16 februari 2019. Op basis van het Apostilleverdrag kan een officiële instantie in het land waar de akte is verkregen het openbare document voorzien van een zogenaamde apostillestempel. Na het plaatsen van een apostillestempel zijn er geen verdere legalisaties van het document nodig. Het document kan dan direct worden gebruikt in het land van bestemming, in dit geval dus in een andere EU-lidstaat waar de inwoner wil gaan verblijven.
Ook worden al documenten van de burgerlijke stand afgegeven op grond van de betrokken overeenkomsten van de Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand (ICBS). Ook deze meertalige formulieren zijn vrijgesteld van legalisatie en kunnen in de toekomst nog steeds worden afgegeven. De Verordening overlegging openbare documenten, en dan met name het hierin vervatte mechanisme voor administratieve samenwerking, is niet op deze documenten van toepassing.
De verordening verhindert niet dat personen gebruik blijven maken van andere systemen die openbare documenten vrijstellen van legalisatie of soortgelijke formaliteiten en die tussen lidstaten van toepassing zijn. Wat het Apostilleverdrag betreft, mag de Verordening overlegging openbare documenten de lidstaten er niet van weerhouden een apostille af te geven indien iemand ervoor kiest daar om te verzoeken. Dus indien een inwoner na 16 februari 2019 een beroep doet op het Apostilleverdrag kan het geapostilleerde document nog steeds gebruikt worden in de lidstaat van bestemming. De ontvangende lidstaat mag geen apostille verlangen wanneer een persoon een in een andere lidstaat afgegeven openbaar document overlegt dat onder de verordening valt.
Meer informatie
Vrij verkeer van personen, Kenniscentrum Europa Decentraal
Informatiesysteem Interne Markt (IMI), Kenniscentrum Europa Decentraal
Verordening overlegging openbare documenten, EUR-Lex
IMI-verordening, EUR-Lex
Databeschermingsrichtlijn, EUR-Lex
Algemene verordening gegevensbescherming, EUR-Lex
Meertalige modelformulieren, Europees e-justitieportaal
